「管理法則」美國國防部、Google、蘋果都在用的5條高效開會法則
原題為：如無必要，請勿開會！非得開會，試試這5條讓會議高效翻天的法則
眾所周知，開會很重要，但有時開會也很無聊。
開會的時候，我們會經常聽到些什麼呢?
“開始幹活吧！”但結果啥也沒幹。
“搞定這件事！”但絕大多數工作毫無進展。
“都坐過來討論一下吧！”但最終無論討論了多少，還是領導說了算。
那麼最後的最後，我們只能：“那麼……就讓我們來開會……討論一下什麼時候再開會吧……”
對於時間就是金錢的創業公司來說，這樣的“無聊”還意味著巨大的浪費。
那怎麼能讓開會這件事既有效又有趣呢？
專案協作平臺 Teambition 的CEO齊俊元雖然號稱“從不開會”，但為了用戶體驗，他依然認真地研究了美國國防部、穀歌、蘋果和 Tesla 等等組織開會的經驗，並在此為大家分享他的研究所得。
1有一個明確的議程
拉姆斯菲爾德 (美國前國防部部長)：
首先要考慮的是究竟有沒有必要召開會議。
假如你是一個組織的領導者，要召開會議的話，請務必明確你有一些需要交流的東西，或者有東西需要群體學習——換句話說，你需要明確的議程。
如果開會純粹是為了傳達資訊，而沒有太多要討論的東西，那麼也許借助備忘錄或電子郵件就可以了！
↑媒體公司Percolate的開會六準則
What you can do：
構思會議目標，把開會的目的“論述”出來，而不要像以前一樣只是取一個會議名稱；
保證每次最多10位與會者：正如 Kristin Gill 在他的《Think Like Google》裡說，在 Google 施行的這條10人準則，是基於快速行動的創業公司文化的。
把每個參與者可能提供的貢獻與會議功能“列舉”出來，而不要像以前一樣，只是寫上誰要開會。
如果你在構思會議目標、規劃參與者功能時，發現無法歸納有效的核心問題、或無法湊足有效的與會者，
Teambiton 的“日程表”可能能在會議規劃部分幫上你。
2做好準備
Elon Musk ( Tesla CEO )：
如果你要與馬斯克一起開會，必須事先做好充足的準備，因為整個會議過程對於你來說就是一次艱難的考驗。正如他的員工所說，“誰與 Elon Musk 剛開完會，一眼就能看出來。”Elon Musk 開會時的效率很高，討論都直達要點，而且全部都建立在實踐的基礎上。
Elon Musk 總是要求員工利用他從物理學研究中學會的一種方法，即第一原則來進行推理：你必須將食物抽絲剝繭，分解成最基本的事實，然後再進行推理，而不是進行“類比”推理。
比如說，在研究 SpaceX 時，團隊試圖估算首批火箭的造價時，他們只是看過了市面上所有產品的資料。而當他們不滿足于這種建立在類比基礎上的結果，統計出一艘火箭需要的所有元件的成本造價時，令人大吃一驚的是，SpaceX 可以只用火箭常規價格2%的造價製造出一艘火箭。
3製作一份官方的紀要
Marissa Mayer（雅虎CEO，前谷歌副總裁）：
Google的會議一大特色就是有很多的投影……一面牆上投影現在的 presentation，旁邊會再有一個投影儀展示當前會議的記要——不僅要找一個專門的會議記錄員，還要專門的投影即時地展示當前會議的記要，以確保參會人員能在會議上達成真正的一致——可能旁邊還會有一個投影顯示著一個4英尺高的在走的計時器！
Google高管們相信，通過製作一份官方的記要，可以最大程度地馬上消除不準確性和不一致性。
那些沒能參加會議的人會收到一份會議的記要。當有人試著回想會議的決定、團隊前進的方向、接下來需要做什麼工作，他們可以有這樣的標準官方記要參考。
What you can do：
結束會議前，總結要點，確保每個人都清楚下一步的行動及相關負責人。
為避免參會人沒機會討論一些重要的事情，主持人可在會議結束前詢問“還有什麼事嗎？”、“有哪些沒有討論到？”等問題。
你也可以使用 Teambition 做會議記錄：過多的會議除了會消耗團隊成員大量時間外，往往也意味著管理可能出了問題。在日程表中新建一個會議日程，當會議結束後，在討論中進行總結，方便未來在這裡找到它。
4要資料，不要政治，鼓勵意見表達
拉姆斯菲爾德：
鼓勵別人陳述他們的觀點，只要是與議題相關、言論有建設性，即便這些觀點會讓你感到不快，都應允許參會人暢所欲言。
最好不要說“管好你自己的事”這句話。說這句話的通常是那些不喜歡別人評論他們所作所為的人。一個壁壘森嚴的組織是無法從其成員的智慧中獲益的。開會的時候，要努力培養一種能讓與會者暢所欲言的文化，只要他們的意見中肯而有建設性即可。
What you can do：
不要說“我喜歡”，而要說“根據資料顯示”……
完善審批流程，設置明確的度量指標來挑選好的內容。
5把握時間很重要！
史蒂夫·約伯斯（蘋果公司CEO）：
Steve Jobs 和 Apple 找到了快速結束他們的會議的最有效的方法是把會議任務和決策制定給相應的責任人。
每一項任務都要指定一位直接責任人（D.R.I.）：他個人將直接對此負責。這麼做的好處是讓那位直接責任人作出了保證完成那個項目或者任務的公開承諾，並且給了團隊以清晰明確並且有條理的指導。
What you can do：
不要遲到！
站著開會！
如果需要，會議主持人可設置時間提醒：“現在還有60分鐘”“現在還有30分鐘”“現在還有10分鐘”……
投影螢幕上設置一個巨大倒計時器也不錯。
試試不要允許參會者帶手機進會議室
一旦發現會議是在浪費時間，果斷結束會議，在大家都充分準備後再次召開會議。
以上這些會議技巧在美國國防部、Google、蘋果和 Tesla 用的很好，雖然可能並不完全適用於你的公司，但這五個秘訣應該可以給你一點如何讓會議不浪費時間、更加有效的良好的啟示。
顯然，會議是可以變得富有成果的，成功的並且愉快的。把上述一些技巧用在你的下一次會議上可能馬上可以幫你提高會議效率並且提振大家的士氣。
So, just keep calm and try something new.
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SpaceX 可以只用火箭常規價格2%的造價製造出一艘火箭。3製作一份官方的紀要
Marissa Mayer（雅虎CEO，前谷歌副總裁）：
Google的會議一大特色就是有很多的投影……一面牆上投影現在的 presentation，旁邊會再有一個投影儀展示當前會議的記要——不僅要找一個專門的會議記錄員，還要專門的投影即時地展示當前會議的記要，以確保參會人員能在會議上達成真正的一致——可能旁邊還會有一個投影顯示著一個4英尺高的在走的計時器！
Google高管們相信，通過製作一份官方的記要，可以最大程度地馬上消除不準確性和不一致性。
那些沒能參加會議的人會收到一份會議的記要。當有人試著回想會議的決定、團隊前進的方向、接下來需要做什麼工作，他們可以有這樣的標準官方記要參考。
What you can do：
結束會議前，總結要點，確保每個人都清楚下一步的行動及相關負責人。
為避免參會人沒機會討論一些重要的事情，主持人可在會議結束前詢問“還有什麼事嗎？”、“有哪些沒有討論到？”等問題。
你也可以使用 Teambition 做會議記錄：過多的會議除了會消耗團隊成員大量時間外，往往也意味著管理可能出了問題。在日程表中新建一個會議日程，當會議結束後，在討論中進行總結，方便未來在這裡找到它。
4要資料，不要政治，鼓勵意見表達
拉姆斯菲爾德：
鼓勵別人陳述他們的觀點，只要是與議題相關、言論有建設性，即便這些觀點會讓你感到不快，都應允許參會人暢所欲言。
最好不要說“管好你自己的事”這句話。說這句話的通常是那些不喜歡別人評論他們所作所為的人。一個壁壘森嚴的組織是無法從其成員的智慧中獲益的。開會的時候，要努力培養一種能讓與會者暢所欲言的文化，只要他們的意見中肯而有建設性即可。
What you can do：
不要說“我喜歡”，而要說“根據資料顯示”……
完善審批流程，設置明確的度量指標來挑選好的內容。
5把握時間很重要！
史蒂夫·約伯斯（蘋果公司CEO）：
Steve Jobs 和 Apple 找到了快速結束他們的會議的最有效的方法是把會議任務和決策制定給相應的責任人。
每一項任務都要指定一位直接責任人（D.R.I.）：他個人將直接對此負責。這麼做的好處是讓那位直接責任人作出了保證完成那個項目或者任務的公開承諾，並且給了團隊以清晰明確並且有條理的指導。
What you can do：
不要遲到！
站著開會！
如果需要，會議主持人可設置時間提醒：“現在還有60分鐘”“現在還有30分鐘”“現在還有10分鐘”……
投影螢幕上設置一個巨大倒計時器也不錯。
試試不要允許參會者帶手機進會議室
一旦發現會議是在浪費時間，果斷結束會議，在大家都充分準備後再次召開會議。
以上這些會議技巧在美國國防部、Google、蘋果和 Tesla 用的很好，雖然可能並不完全適用於你的公司，但這五個秘訣應該可以給你一點如何讓會議不浪費時間、更加有效的良好的啟示。
顯然，會議是可以變得富有成果的，成功的並且愉快的。把上述一些技巧用在你的下一次會議上可能馬上可以幫你提高會議效率並且提振大家的士氣。
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