有句話是這樣說的——“基層員工用word， 中高層用PPT， 老闆用思維導圖。 ”也就是說， 不同的層級習慣用不同的工具。
1、基層員工最常用的工具是：word和excel。
比如編輯、運營、客服們要經常用word來整理素材、撰寫文案， 還要用Excel表格來統計、分析資料等。
2、中高層員工最常用的工具是：PPT。
在跟上級彙報工作、提交方案， 或者是和下屬開會、做培訓的時候， 就特別喜歡用PPT。
3、老闆現在最流行的工具是：思維導圖。
比如很多老闆在梳理未來發展規劃時， 就會習慣性地在白板上畫個思維導圖。
我們會發現， 從word、excel， 到PPT， 再到思維導圖， 這些工具呈現出來的文字越來越少了， 但是整個邏輯框架卻越來越清晰。
這其實跟各個崗位的工作職責和思維方式有很大關係。
層級常用工具原因提升效率關鍵點基層員工word和excel從事操作和執行層面的工作， 需要能處理大量資訊的操作型工具增強執行力、學會分解目標中高層管理者PPT既要向上級彙報工作，一、基層員工——梳理工作， 提高執行力， 具體有4個步驟：
1. 把工作目標和內容進行分解， 細化到具體的、可執行的任務。
2. 把任務分為4種——重要緊急、重要不緊急、緊急不重要、不緊急不重要， 然後根據這4大維度去優先執行任務。
3. 找到對應的措施， 按照流程一一執行。
4. 設定一個詳細的截止時間（deadline）， 由專人進行監督和提醒， 確保每一項工作都執行到位。
作為領導， 其實也應該去幫助員工梳理好整個工作流程， 讓他們形成一個高效的工作習慣。
二、中高層領導——分清閱讀型PPT和演講型PPT的區別
1、工作彙報時， 採用閱讀型PPT
比如跟領導彙報工作的時候， 需要對基層員工提交的文字、資料等資料進行歸納和提煉， 再轉化成更容易理解的圖片、圖形等直觀的形式。
因為領導要看的， 是以結果為導向的報告，
2. 講解觀點、知識點、產品時：採取圖文結合的演講型PPT
像張小龍、約伯斯演講時用的PPT， 每一頁就只有一兩句核心觀點或者資料， 非常簡潔， 它只是用來輔助演講的。
三、老闆——科普和推薦幾種思維導圖
▲波音公司思維導圖
思維導圖就像一顆大樹， 既有樹根， 又有樹幹和枝葉， 不僅能幫助老闆掌握全域， 還能反復查看所有資訊， 抓住問題的關鍵， 效率特別高。
現在有很多軟體都可以拿來畫思維導圖， 像X-mind、百度腦圖、MindManager等都還不錯。
▲思維導圖的八種類型
Word就像小說一樣， 能夠承載非常大的信息量，但它更適合一個人看；
PPT就跟電影一樣，它能把文字轉化成圖片，動畫等，非常直觀，適合用來展示你要表達的東西。
而思維導圖是大樹，特別適合梳理自己和他人的思路。
說到底，工具只是幫助我們提高效率的，決定我們用什麼工具的不是工具本身，而是得看我們需要處理的問題是什麼樣的，再來決定使用哪一類工具。
能夠承載非常大的信息量，但它更適合一個人看；PPT就跟電影一樣，它能把文字轉化成圖片，動畫等，非常直觀，適合用來展示你要表達的東西。
而思維導圖是大樹，特別適合梳理自己和他人的思路。
說到底，工具只是幫助我們提高效率的，決定我們用什麼工具的不是工具本身，而是得看我們需要處理的問題是什麼樣的，再來決定使用哪一類工具。