行政事務管理制度
中小型企業行政事務管理制度
(一)總 則
第一條 為加強公司行政事務管理， 理順公司內部關係， 使各項管理標準化、制度化， 提高辦事效率， 特制定本規定。
第二條 本規定所指行政事務包括檔案管理、印章管理、公文列印管理、辦公及勞保用品管理等。
(二)檔案管理
第三條 歸檔範圍：
公司的規劃、年度計畫、統計資料、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、專案方案、通告、通知等具有參考價值的檔材料。
第四條 檔案管理要指定專人負責， 明確責任，
第五條 檔案的借閱與索取：
1.總經理辦公室借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續， 直接提檔.
2.借閱檔案必須愛護， 保持整潔， 嚴禁塗改， 注意安全和保密， 嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失， 如確屬工作需要摘錄和複製， 凡屬密級檔案， 必須由總經理批准方可摘錄和複製， 一般內部檔原因總經理辦公室主任批准方可摘錄和複製。
第六條 檔案的銷毀：
1.任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料；
2.若按規定需要銷毀時， 凡屬密級檔案須經總經理批准後方可銷毀， 一般內部檔案， 須經公司辦公室主任批准後方可銷毀。
3.經批准銷毀的公司檔案。 檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，
(三)印章管理
第七條 公司印章由總經理辦公室主任負責保管。
第八條 公司印章的使用一律由主管副總經理簽字許可後管理印章人方可蓋章， 如違反此項規定造成的後果由直接責任人員負責。
第九條 公司所有需要蓋印章的介紹信、說明及對外開出的任何公文， 應統一編號登記， 以備查詢， 存檔。
第十條 公司一般不允許開具空白介紹信， 證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時， 必須經主管副總經理簽字批條方可開出， 持空白介紹信外出工作回來必須向公司彙報其介紹信的用途， 未使用的必須交回。
第十一條 蓋章後出現的意外情況由批准人負責。
(四)公文列印管理
第十二條 公司公文的列印工作由總經理辦公室負責。
1．總經理、各部門主管交由秘書列印之文函、廣告， 需填寫《文書委派單》， 並標明檔之性質， 如傳真、公函、內部文及保密級別， 急迫性程度由秘書根據其緩急確定先後秩序。
2．列印完畢後秘書先行校核並于《文書委派單》上簽字， 轉交委辦單位之經辦人校核、簽字
3．對外傳真、公函秘書須複印存檔。
4．文書處理過程中， 未經同意秘書不得將受託文書傳閱他人
（五） 複印
1．公司複印作業由行政部秘書統一執行
2．一般檔由各部門委託人員口頭交托行政秘書
3．客戶資料、服務文本、公司級文檔等特殊檔， 需填寫複印委託單（檔案名、秘級、用途、裝訂要求等）經高級主管批准後執行複印
4．秘書于複印、裝訂作業後， 須填寫複印裝訂登記表（日期、內容、頁數、影印機碼、批准人、保密標識等）
第十三條 各部室列印的公文或其他資料須經本部門負責人簽字， 交電腦部列印。
第十四條 公司各部、室所有列印公文、檔， 必須一式三份， 交總經理辦公室留底存檔。
（六） 收發文
1.檔是經營資訊傳送、交流與回饋的重要資訊載體。 每一位員工都負有文件管理的責任或義務。
2.本公司對外檔之收發的責任者為指定專人----文秘統一辦理， 她是各級文件管理的直接承擔者。
3.文秘在收文後必須先根據檔的分類及時編號、登記， 並在公文上附“公文處理單”， 分送有關部門或人員傳閱承辦， 同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，
4.公司的各類文件均屬內部機密文件,文秘不得截留、洩露和私自外帶,違者予以警告、經濟處罰、除名或追究法律責任。 屬一般業務便函， 只要在“收文登記簿”上登記即可， 直接分送有關人員閱辦。
5.檔傳真的發文工作亦由文秘人員負責， 需發文者將文稿經主管人員簽字後交文秘處登記發文摘要、分類編號、發送後歸還原稿人。 凡對外報送的業務資料、協定等重要檔皆須複印備份存檔。
6.對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。
7.每月未， 文秘應將收、發文整理裝訂成冊。 每半年將經各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀， 報行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》
8 公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要資訊摘錄後交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應將收、發文整理裝訂成冊。
9.每半年將經各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進行修補、複製或作其它技術處理。
（七） 用印
1. 本公司以公司名義對外之行文由管理部負責蓋印。
2. 公司各部申請簽章及總經理、董事長職章，應提出申請(匯簽)經上級核准後交管理部秘書，由秘書登記于登記表。
（八） 客戶檔案
1．客戶檔案是公司文檔管理和商業秘密保護作業中的重要領域
2．客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務過程中製作的各類檔、文本
3．客戶檔案只可於公司內借閱，當天歸還，不得攜出司外
4．特殊情況需複印時，須填報複印申請報批
5．服務結案前，由指定專案人員負責客戶資料管理，並承擔保密責任
（九） 訪客接待
1. 來本公司之賓客由秘書負責接待。
2. 接待來訪賓客須熱情、大方、並迅速與有關主管部門聯繫接洽。
3. 秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項並向有關主管彙報。
（十） 辦公用品
（一）文具
1．行政部負責辦公文具的採購與領用登記
2．行政部須特別注意隨時檢查複印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及資料夾的存量，以保證公司業務程式的正常進行
（二）茶、水
1．行政部負責茶、水等日用品的採購與使用登記
3．公司舉辦培訓、講座等大型活動時，行政部應及時瞭解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行
（十一） 固定資產管理
1. 行政管理部對公司所有固定資產進行登記註冊
3. “固定資產申請單”一式二聯,經核准後,由使用部門分送如下：第一聯送財務部；第二聯送行政管理部。
4. 財務部收到“固定資產處分單”後如處分方式為報廢或遺失時，應備有報廢或損失清單及有關機關之核准或證明文件，在據以轉帳及更改財產目錄。如為出售則暫時存檔。
5. 行政管理部收到“固定資產處分單”後，應依核准之方式處理資產，並將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產管理卡”後抽出並“固定資產處分申請單”存檔。
6. 固定資產如遭竊盜或破壞者，管理部應提出損失清單及向員警單位報案辦理。
公司福利
1.公司員工之福利事項由管理部執掌。
2.公司員工遇有生日、婚假等喜慶時日,行政管理部得以公司名義安排祝賀。
3.行政管理部主管參與福利基金管理及各項獎金分配之討論。
4.公司員工本人及家庭如遇重大經濟困難，得向行政管理部申請補助或救濟。
5.辦理補助程式如下：由申請人填具申請書並經部門主管核准後呈報行政管理部，並經總經理簽核後轉會財務部支付。
禮儀紀律：
1.行政管理部負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監督；
2.行政部主管發現不當現象，可簽發“提示單”以提示警告，並報備有關部門主管；
3.行政部確認獎懲事實，可提請有關主管研究提出獎懲申請；
4.對公司禮儀紀律現象，行政部與各部門主管均可直接向總經理提出提出。
二 工作計畫與報告
沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調對公司、部門、員工行為的計劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。因此，通過對計畫體系的規定，並通過相關計畫流程和計畫表格的製作，實現工作計畫的確立、執行和評估。
三 會議管理
會議是公司決議產生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區分為定期例會與非定期會議，規定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。
四 會議安排
1．公司內會議由行政部秘書安排，部門內會議由各部自行安排
2．主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內容
3．秘書須提前四小時以上書面通知與會人位址、時間、內容
4．秘書負責會場安排與整理
5．開會期中，秘書負責記錄；並於會後將會議摘要決定整理、列印、轉發給有關人員及總經理備案
辦公設備管理
1．電腦
1.1行政部根據公司檔類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統；
1.2根據保密原則需要，由行政部對行政、業務檔目錄設定統一管理的電腦密碼
1.3員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄
1.4員工不得私設電腦密碼。
辦公及勞保用品的管理
第十五條 辦公用品的購發：
1.每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經理辦公室；
2.總經理辦公室指定專人制定每月辦公用品計畫及預算；經主管副總經理審批後負責將辦公用品購回，根據實際工作需要有計劃的分發給各個部、室。由部室主任簽字領回；
3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經總經理辦公室主任批准方可領用；
4.公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據部室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；
5.負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管好；
6.負責購發辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字；
7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。
第十六條 勞保用品的購發：
庫房管理
第十七條 庫房物資的存放必須按分類、品種、規格、型號分別建立帳卡。
第十八條 採購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數目，檢查包裝是否完好，如發現短缺或損壞，應立即拆包清點數目，如發現實物與入庫單數量、規格不符時，庫房保管員應向交貨人提出並通知有關負責人。
第十九條 物資入庫後，應當日填寫帳卡。
第二十條 嚴格執行出入庫手續，物資出庫必須填寫出庫單，經公司辦公室主任批准後方可出庫。
第二十一條 庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經理或副總經理批准，辦理外借手續。
第二十二條 嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意塗改。
第二十三條 庫房內嚴禁吸煙，禁止無關工作人員入內，庫內必須配備消防設施，做到防火、防盜、防潮。
第二十四條 公司辦公室負責為各部室郵發信件、郵件。
(一)私人信件，一律實行自費，交辦公室或自己發送。
(二)所有公發信件、郵件一律不封口，由收發員登記，統一封口，負責寄發；
(三)控制各類掛號信凡因公需掛號者，須經各部室主任批准，總經理辦公室登記後方可郵發。
第二十八條 本規定如有未盡事宜或隨著公司的發展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交總經理辦公室研究並提請總經理批復。
第二十九條 本規定解釋權歸總經理辦公室。
行政部各職務詳細崗位職責描述
1． 行政經理
直接上司：總經理
主要工作：規劃、指導、協調公司行政服務支援等各項工作，組織管理下屬人員完成本職工作。對公司行政後勤、總務、保衛秘書等工作的指揮、指導、協調、監督、管理的權力
崗位職責：（具體工作）
（1）組織制定行政部工作發展規劃、計畫與預算方案；
（2）組織制定行政管理規章制度及督促、檢查制度的貫徹執行；
（3）組織、協調公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議，負責外聯工作及辦理公司所需各項證照；
（4）起草及歸檔公司相關檔；
（5）搜集、整理公司內部資訊，及時組織編寫公司大事記；
（6）管理公司重要資質證件；
（7）組織好來客接待和相關的外聯工作；
（8）主持部門內部的建設工作，建設及維護內部網路；
（9）協調公司內部行政人事等工作；
（10）對控制成本的方法提出建議。
（11）. 負責主持本部的全面工作組織並督促部門人員全面完成本部職責範圍內的各項工作任務；
（12）. 貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，加強與有關部門協作配合；
（13）. 負責組織行政後勤、保衛工作管理制度的擬訂、檢查、監督和執行；
（14）. 負責組織行政年、季、月度行政後勤、保衛工作計畫。本著合理節約的原則，編制後勤用款計畫，搞好行政後勤預算工作；
（15）. 做好公司生活用房及財產管理工作。建立生活用房屋固定資產帳冊、員工宿舍等用於行政後勤生活服務的財產帳冊；
（16）. 負責公司內部治安管理工作。維護內部治安秩序，搞好治安綜合治理，預防犯罪和治安災害事故的發生；
（17）. 負責做好公司用水、電的管理工作。認真抓好水、電的計量基礎管理工作，定期檢查和維修計量器具，搞好電器設備和線路的保養維修工作；
（18）. 負責組織部門人員的培訓教育工作。協同人事部做好各項工作，定期開展崗位優質服務和業務競賽評比活動；
（19）. 有權向主管領導提議下屬人選，並對其工作考核評價；
（20）. 按時完成公司領導交辦其他工作任務。
2． 總經理秘書
主要工作：協助總經理完成日常事務性工作
崗位職責：（具體工作）
（1）起草公司年度工作總結及總經理講話稿；
（2）起草公司股東會和董事會的會議材料；
（3）作好公司重要會議的記錄及會議紀要的整理；
（4）起草、列印、登記和存檔總經理簽發檔；
（5）協助行政部做好公司來賓的接待工作；
（6）接聽電話、妥當應答，如有必要，做好電話記錄；
（7）掌握總經理的排程，為總經理接見訪客做好預約工作；
（8）收發傳真，並及時交給總經理處理；
（9）完成總經理交辦的其他工作。
（10）採購、分發和控制辦公用品；
（11）分發錢款，進行簡單的賬務管理。
(12)保密意識要強。
財務部門的職責主要為：
（1）負責資金籌集；
（2）負責固定資產投資；
（3）負責營運資金管理；
（4）負責證券投資與管理；
（5）負責利潤分配；
（6）負責財務預測、財務計畫與財務分析。
報行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》8 公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要資訊摘錄後交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應將收、發文整理裝訂成冊。
9.每半年將經各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進行修補、複製或作其它技術處理。
（七） 用印
1. 本公司以公司名義對外之行文由管理部負責蓋印。
2. 公司各部申請簽章及總經理、董事長職章，應提出申請(匯簽)經上級核准後交管理部秘書，由秘書登記于登記表。
（八） 客戶檔案
1．客戶檔案是公司文檔管理和商業秘密保護作業中的重要領域
2．客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務過程中製作的各類檔、文本
3．客戶檔案只可於公司內借閱，當天歸還，不得攜出司外
4．特殊情況需複印時，須填報複印申請報批
5．服務結案前，由指定專案人員負責客戶資料管理，並承擔保密責任
（九） 訪客接待
1. 來本公司之賓客由秘書負責接待。
2. 接待來訪賓客須熱情、大方、並迅速與有關主管部門聯繫接洽。
3. 秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項並向有關主管彙報。
（十） 辦公用品
（一）文具
1．行政部負責辦公文具的採購與領用登記
2．行政部須特別注意隨時檢查複印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及資料夾的存量，以保證公司業務程式的正常進行
（二）茶、水
1．行政部負責茶、水等日用品的採購與使用登記
3．公司舉辦培訓、講座等大型活動時，行政部應及時瞭解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行
（十一） 固定資產管理
1. 行政管理部對公司所有固定資產進行登記註冊
3. “固定資產申請單”一式二聯,經核准後,由使用部門分送如下：第一聯送財務部；第二聯送行政管理部。
4. 財務部收到“固定資產處分單”後如處分方式為報廢或遺失時，應備有報廢或損失清單及有關機關之核准或證明文件，在據以轉帳及更改財產目錄。如為出售則暫時存檔。
5. 行政管理部收到“固定資產處分單”後，應依核准之方式處理資產，並將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產管理卡”後抽出並“固定資產處分申請單”存檔。
6. 固定資產如遭竊盜或破壞者，管理部應提出損失清單及向員警單位報案辦理。
公司福利
1.公司員工之福利事項由管理部執掌。
2.公司員工遇有生日、婚假等喜慶時日,行政管理部得以公司名義安排祝賀。
3.行政管理部主管參與福利基金管理及各項獎金分配之討論。
4.公司員工本人及家庭如遇重大經濟困難，得向行政管理部申請補助或救濟。
5.辦理補助程式如下：由申請人填具申請書並經部門主管核准後呈報行政管理部，並經總經理簽核後轉會財務部支付。
禮儀紀律：
1.行政管理部負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監督；
2.行政部主管發現不當現象，可簽發“提示單”以提示警告，並報備有關部門主管；
3.行政部確認獎懲事實，可提請有關主管研究提出獎懲申請；
4.對公司禮儀紀律現象，行政部與各部門主管均可直接向總經理提出提出。
二 工作計畫與報告
沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調對公司、部門、員工行為的計劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。因此，通過對計畫體系的規定，並通過相關計畫流程和計畫表格的製作，實現工作計畫的確立、執行和評估。
三 會議管理
會議是公司決議產生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區分為定期例會與非定期會議，規定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。
四 會議安排
1．公司內會議由行政部秘書安排，部門內會議由各部自行安排
2．主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內容
3．秘書須提前四小時以上書面通知與會人位址、時間、內容
4．秘書負責會場安排與整理
5．開會期中，秘書負責記錄；並於會後將會議摘要決定整理、列印、轉發給有關人員及總經理備案
辦公設備管理
1．電腦
1.1行政部根據公司檔類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統；
1.2根據保密原則需要，由行政部對行政、業務檔目錄設定統一管理的電腦密碼
1.3員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄
1.4員工不得私設電腦密碼。
辦公及勞保用品的管理
第十五條 辦公用品的購發：
1.每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經理辦公室；
2.總經理辦公室指定專人制定每月辦公用品計畫及預算；經主管副總經理審批後負責將辦公用品購回，根據實際工作需要有計劃的分發給各個部、室。由部室主任簽字領回；
3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經總經理辦公室主任批准方可領用；
4.公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據部室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；
5.負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管好；
6.負責購發辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字；
7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。
第十六條 勞保用品的購發：
庫房管理
第十七條 庫房物資的存放必須按分類、品種、規格、型號分別建立帳卡。
第十八條 採購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數目，檢查包裝是否完好，如發現短缺或損壞，應立即拆包清點數目，如發現實物與入庫單數量、規格不符時，庫房保管員應向交貨人提出並通知有關負責人。
第十九條 物資入庫後，應當日填寫帳卡。
第二十條 嚴格執行出入庫手續，物資出庫必須填寫出庫單，經公司辦公室主任批准後方可出庫。
第二十一條 庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經理或副總經理批准，辦理外借手續。
第二十二條 嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意塗改。
第二十三條 庫房內嚴禁吸煙，禁止無關工作人員入內，庫內必須配備消防設施，做到防火、防盜、防潮。
第二十四條 公司辦公室負責為各部室郵發信件、郵件。
(一)私人信件，一律實行自費，交辦公室或自己發送。
(二)所有公發信件、郵件一律不封口，由收發員登記，統一封口，負責寄發；
(三)控制各類掛號信凡因公需掛號者，須經各部室主任批准，總經理辦公室登記後方可郵發。
第二十八條 本規定如有未盡事宜或隨著公司的發展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交總經理辦公室研究並提請總經理批復。
第二十九條 本規定解釋權歸總經理辦公室。
行政部各職務詳細崗位職責描述
1． 行政經理
直接上司：總經理
主要工作：規劃、指導、協調公司行政服務支援等各項工作，組織管理下屬人員完成本職工作。對公司行政後勤、總務、保衛秘書等工作的指揮、指導、協調、監督、管理的權力
崗位職責：（具體工作）
（1）組織制定行政部工作發展規劃、計畫與預算方案；
（2）組織制定行政管理規章制度及督促、檢查制度的貫徹執行；
（3）組織、協調公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議，負責外聯工作及辦理公司所需各項證照；
（4）起草及歸檔公司相關檔；
（5）搜集、整理公司內部資訊，及時組織編寫公司大事記；
（6）管理公司重要資質證件；
（7）組織好來客接待和相關的外聯工作；
（8）主持部門內部的建設工作，建設及維護內部網路；
（9）協調公司內部行政人事等工作；
（10）對控制成本的方法提出建議。
（11）. 負責主持本部的全面工作組織並督促部門人員全面完成本部職責範圍內的各項工作任務；
（12）. 貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，加強與有關部門協作配合；
（13）. 負責組織行政後勤、保衛工作管理制度的擬訂、檢查、監督和執行；
（14）. 負責組織行政年、季、月度行政後勤、保衛工作計畫。本著合理節約的原則，編制後勤用款計畫，搞好行政後勤預算工作；
（15）. 做好公司生活用房及財產管理工作。建立生活用房屋固定資產帳冊、員工宿舍等用於行政後勤生活服務的財產帳冊；
（16）. 負責公司內部治安管理工作。維護內部治安秩序，搞好治安綜合治理，預防犯罪和治安災害事故的發生；
（17）. 負責做好公司用水、電的管理工作。認真抓好水、電的計量基礎管理工作，定期檢查和維修計量器具，搞好電器設備和線路的保養維修工作；
（18）. 負責組織部門人員的培訓教育工作。協同人事部做好各項工作，定期開展崗位優質服務和業務競賽評比活動；
（19）. 有權向主管領導提議下屬人選，並對其工作考核評價；
（20）. 按時完成公司領導交辦其他工作任務。
2． 總經理秘書
主要工作：協助總經理完成日常事務性工作
崗位職責：（具體工作）
（1）起草公司年度工作總結及總經理講話稿；
（2）起草公司股東會和董事會的會議材料；
（3）作好公司重要會議的記錄及會議紀要的整理；
（4）起草、列印、登記和存檔總經理簽發檔；
（5）協助行政部做好公司來賓的接待工作；
（6）接聽電話、妥當應答，如有必要，做好電話記錄；
（7）掌握總經理的排程，為總經理接見訪客做好預約工作；
（8）收發傳真，並及時交給總經理處理；
（9）完成總經理交辦的其他工作。
（10）採購、分發和控制辦公用品；
（11）分發錢款，進行簡單的賬務管理。
(12)保密意識要強。
財務部門的職責主要為：
（1）負責資金籌集；
（2）負責固定資產投資；
（3）負責營運資金管理；
（4）負責證券投資與管理；
（5）負責利潤分配；
（6）負責財務預測、財務計畫與財務分析。