“最近， 我們公司在廣州， 上海， 深圳都租了新的辦公樓， 準備設分部， boss那邊讓我提前準備一下視訊會議的配套， 上周實習生選了幾個傳統老牌硬體廠商資料， 我摸摸了預算， 只能說了句不怪她……”
這是最近我收到的其中一個行政準備配置視訊會議服務問題之一， 諸如此類的問題還有很多， 比如：“我們公司雖然有多人視訊會議需求， 但是頻次不高啊， 一年也就那麼幾次， 我直接上一套硬體划算嗎？”等等等等。
行政er們， 早晚都會碰到這樣的棘手需求， 該怎麼辦？
無論你選擇哪個品牌， 預算是否充足， 你需要瞭解的關於視訊會議的小細節都在這裡：
1 你的視訊會議需要滿足哪些需求？
視訊會議的主要功能在於傳達， 與面對面的交流溝通不是相同檔位的比較， 這就像你在演唱會的現場和在家裡看電視的分別一樣。
視頻或者電話會議， 是完全基於工作場景的活動。 視訊會議作為一種辦公協作方式。 適用於以下場景：
評估了使用場景後， 視訊會議的需求你還需要考慮這些：
■使用頻次：是一年幾次， 還是幾乎每天每週都有。
■辦公場景：辦公樓內固定使用居多， 還是室外流動性較大居多。
■視訊會議的對象：是與公司內部人員溝通頻繁， 還是與公司外部客戶使用較多。
■國內國外：在國內使用較多， 還是境外溝通較多。
評估完自己的需求後， 視訊會議系統一般有兩種實現方式， 一個是自建一個是找供應商， 例如：美團就是自己做了視訊這樣一個產品， 自用的同時， 還會投向市場。 但大部分的企業還是將專業的事情交給專業的人做。
下面我們就來看看怎樣選視訊會議服務商吧！
2 總有一款視訊會議解決方案適合你
知道了你的基本需求， 那我們就看你的企業規模， 應該怎樣選品牌供應商最合適呢？
● 初創、小微企業——免費好用是王道
相信這時候， 大家都還處在電信100M的寬頻也要劈開幾十個人用時期， 就不要想著上“奢侈品級的視訊會議硬體”， 如果需要用到視訊會議， 瞄準免費的IM多人視頻功能和辦公軟體裡的視訊會議功能就完全夠用了。
釘釘視訊會議功能， 可以支援16人同時使用。
▲釘釘視訊會議功能
手機電腦每一個職場人都有， 除了網路流量， 幾乎零成本。
但當你的企業成長到需要30+人、80+人或100+人視訊會議時， 你就需要尋找專業的視訊會議服務商了。 這時， 你的問題應該是， 你現在的企業規模， 硬體or軟體？租用or購買？
●大中型企業——靈活易用是痛點
這類企業有一定的視訊會議預算， 需求頻次也各有不一， 有的企業經常使用， 但有的公司僅一年使用幾次而已， 這時候就可以先根據頻次定租用還是購買？合作方式也可以根據自身需求選擇次付、月付、年付等等類型。
而另一部分視訊會議需求頻次穩定， 要配置視訊會議服務的大中型企業， 以運作靈活， 講求工作效率為主， 對此， 我們首推雲服務型品牌廠商。 例如：Lync、ZOOM、Skype for Business 、全時、小魚易連等等。
▲今日頭條正在使用的ZOOM， 員工滿意度很高
軟體的優勢在於靈活易用， 但人數需求限制以及網路頻寬設備配套一般是硬傷，雲服務視訊會議，廠商參差不一，有時會因為網路配套問題，出現突然卡頓中斷，花屏，不清晰等不穩定性。
所以，在預算滿足的前提下，滿足你的使用需求之後，選擇技術服務支援最快最好的那一家。因為行政人員並不是專業的技術人員，當視訊會議現場出現連接問題時，你要做的一定不是自己解決或是找你的上司，而是聯繫服務商的技術服務人員快速排查。
畢竟，不是每一家公司都有足夠預算配置大頻寬的網路支援和設備，並且選擇巨頭供應商毫無意外的支持一場高品質視訊會議。
●大型集團或超大型跨國企業——安全保密是硬性要求
這類企業對安全性、保密性以及視頻品質穩定性要求特別高，其中跨國和跨區域的視訊會議，決定視訊會議流暢度關鍵是網路暢通，一般跨國視訊會議，企業級都會使用專線，也有企業是自己搭建專網，搭建的設備和人員等費用都會隨之上升。
但這類企業實力雄厚，預算充足，一般是直接部署大型企業級視訊會議解決方案。在服務商選擇方面會偏向選擇polycom寶利通，cisco思科webex等行業領導品牌，同時此類品牌也提供著非常完善的24×7全球支援服務。
這個層級的服務商專業、服務都是行業前列，解決需求、使用體驗都特別好，缺點就一個字，貴。
總之，關於選視訊會議供應商，這句話說到了重點，“軟體成本小，效果差於硬體，硬體成本高，維護代價也高。”
3 萬事具備，你還差一個多人協調會議時間的小工具
在我們說完視訊會議的前前後後小細節之後，順便再給大家一個小tips，用來解決組織會議的一個小痛點。
那就是，經常組織一個會議，協調會議時間就要花費你大量的精力，要麼，就強制時間通知，容易打亂員工的工作節奏，抱怨連天，甚至人員缺席，要麼就儘量協調時間，但也容易顧此失彼。
不知道作為行政支持的你，有沒有被協調會議時間這件小事逼瘋。
這時候你就需要下面的救星啦！
doodle是國外一款多人協調會議時間的小工具。它可以給會議設定多個備選時間，然後讓參會人員來選擇自己可行時間，自動幫助統計出大家最合適的會議時間，它還能用在outlook上的外掛程式，應該在你發郵件時候是最方便的了。
▲Doodle
當你負責多人組織專案會議的時候，只需要提前給大家發會議郵件，然後等大家各自彙報自己時間就好了。
國內的同款小工具也有組隊君、聚時間等等，都可以解決”尋找共同時間“這個小痛點。
▲組隊君
▲聚時間
最後，工作中最高效的溝通方式永遠都是面對面溝通，別人的表情、身體動作以及現場的氛圍，都是能夠達成有效並快速溝通的條件。傳統會議大家毛病都知道，一個會開數個小時甚至通宵已經不再稀奇，效率成為會議硬傷。
但視訊會議不僅能從會議模式上促進會議效率，減少會議過程中的打斷及干擾，跑題之外，還能在一定程度上緩解很多企業都頭疼的會議室不夠用的問題，並且節約一定的異地開會差旅成本。
所以，作為行政可以為自己獎勵一下，貼小紅花啦，企業不缺服務供應商，缺的是能夠為企業選擇優質供應商的你噢。：）
-END-
你們視訊會議用的什麼？
如果你對你司視訊會議有所建議，請轉發艾特你司行政！
如果你在使用更好的視訊會議品牌，歡迎在留言區給大家推薦！
但人數需求限制以及網路頻寬設備配套一般是硬傷，雲服務視訊會議，廠商參差不一，有時會因為網路配套問題，出現突然卡頓中斷，花屏，不清晰等不穩定性。
所以，在預算滿足的前提下，滿足你的使用需求之後，選擇技術服務支援最快最好的那一家。因為行政人員並不是專業的技術人員，當視訊會議現場出現連接問題時，你要做的一定不是自己解決或是找你的上司，而是聯繫服務商的技術服務人員快速排查。
畢竟，不是每一家公司都有足夠預算配置大頻寬的網路支援和設備，並且選擇巨頭供應商毫無意外的支持一場高品質視訊會議。
●大型集團或超大型跨國企業——安全保密是硬性要求
這類企業對安全性、保密性以及視頻品質穩定性要求特別高，其中跨國和跨區域的視訊會議，決定視訊會議流暢度關鍵是網路暢通，一般跨國視訊會議，企業級都會使用專線，也有企業是自己搭建專網，搭建的設備和人員等費用都會隨之上升。
但這類企業實力雄厚，預算充足，一般是直接部署大型企業級視訊會議解決方案。在服務商選擇方面會偏向選擇polycom寶利通，cisco思科webex等行業領導品牌，同時此類品牌也提供著非常完善的24×7全球支援服務。
這個層級的服務商專業、服務都是行業前列，解決需求、使用體驗都特別好，缺點就一個字，貴。
總之，關於選視訊會議供應商，這句話說到了重點，“軟體成本小，效果差於硬體，硬體成本高，維護代價也高。”
3 萬事具備，你還差一個多人協調會議時間的小工具
在我們說完視訊會議的前前後後小細節之後，順便再給大家一個小tips，用來解決組織會議的一個小痛點。
那就是，經常組織一個會議，協調會議時間就要花費你大量的精力，要麼，就強制時間通知，容易打亂員工的工作節奏，抱怨連天，甚至人員缺席，要麼就儘量協調時間，但也容易顧此失彼。
不知道作為行政支持的你，有沒有被協調會議時間這件小事逼瘋。
這時候你就需要下面的救星啦！
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▲Doodle
當你負責多人組織專案會議的時候，只需要提前給大家發會議郵件，然後等大家各自彙報自己時間就好了。
國內的同款小工具也有組隊君、聚時間等等，都可以解決”尋找共同時間“這個小痛點。
▲組隊君
▲聚時間
最後，工作中最高效的溝通方式永遠都是面對面溝通，別人的表情、身體動作以及現場的氛圍，都是能夠達成有效並快速溝通的條件。傳統會議大家毛病都知道，一個會開數個小時甚至通宵已經不再稀奇，效率成為會議硬傷。
但視訊會議不僅能從會議模式上促進會議效率，減少會議過程中的打斷及干擾，跑題之外，還能在一定程度上緩解很多企業都頭疼的會議室不夠用的問題，並且節約一定的異地開會差旅成本。
所以，作為行政可以為自己獎勵一下，貼小紅花啦，企業不缺服務供應商，缺的是能夠為企業選擇優質供應商的你噢。：）
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