如果單位沒有公務用車， 意思就是公司的資產上沒有車輛。
那麼
單位來了客人， 讓員工開自己的車去接一下， 這個費用怎麼出？
老闆有個車一直放公司， 對員工說， 你們要辦事就都開這個車去， 老闆的車很多， 這個車就一直放公司大家用了。 那車輛發生的費用怎麼出？
員工自己的車平時都是自己使用， 平時為單位市內辦事， 市外短途出差開了自己的車， 這個費用怎麼出？
……
以上問題， 我相信大部分公司都能遇到。 特別是目前很多國企公務用車都改革了， 單位基本只保留了僅有的幾輛供接待客人使用的公務車，
我們來看看常見的操作方式！
1 以交通補貼的方式處理
公務員公車改革後， 就是按照級別給不同級別的人發放不同金額的車輛補貼， 當然這部分補貼就是工資薪金的組成部分， 同一級別的人每個月補貼金額是一致的， 那麼有了這個津貼， 你平時辦事這些就不再單獨報銷任何費用。
這是一個好辦法， 一方面不需要發票報銷「當然也有採取用發票報銷方式領取補貼」， 但不管你是現金方式還是報銷方式向職工支付的收入， 均應該視為個人取得公務用車補貼收入， 按照工資薪金計算繳納個人所得稅。
另一方面， 標準固定， 方便核算和管理。
補貼發放只考慮的級別差異， 但是同一級別的人由於工作性質不一樣， 出門辦事的頻率肯定不一樣， 有些人可能一個月也難得出門一次， 而有些人可能天天跑， 這種公平性就有欠缺。
有些國企也參照這種方式， 按照級別發車輛補貼， 但是也同樣存在公平性的問題， 比如同樣財務部， 跑稅的崗位和費用報銷崗位的車補一樣， 你覺得公平嗎？
當然也有企業為了公平合理， 按照工作性質也額外加了一個崗位額外補貼「特殊崗位多發點」， 來平衡這種差異， 這樣做的話就更合理了。
但是， 你考慮的再周全也有臨時額外任務的發生，
這種情況下也好辦， 那就是單位在每個月度薪酬考核時候， 可以加入出車單制度， 員工對自己額外非崗位本職工作的臨時出車事項以及里程「這個需要公司以制度方式定下來， 主要要包括里程的補貼金額」以填寫出車單方式提出補貼申請。
經過審核「這個審核流程就看公司具體的管理要求」後增加到每個月工資裡面。 這點有點類似加班費， 多加班了就多報點。
好了， 以上就是一種做法， 採取車輛補貼方式來處理。
這種處理方式的優點：
核算簡單，
可以不需要發票直接發放，
標準統一，
企業容易計算和管理。
這種處理方式的缺點：
全部計入員工個人工資， 對於用車多的人來說，
2 建立報銷制度
據實報銷方式
好了， 我們再來看私車公用的其他處理方式， 很多單位不想把這個當成一個人人都按標準享有的補貼來發， 他們覺得， 我員工自己開車為公司辦事， 事項合情合理， 發生的費用就應該報銷。
這個說法， 我覺得， 沒毛病！該不該？該！
為什麼沒有問題？很簡單， 《基本準則》第十六條規定企業應當按照交易或者事項的經濟實質進行會計確認、計量和報告，
我私車公用發生的費用完全是滿足會計準則費用定義的要求， 是企業日常活動中發生的與企業生產經營相關的費用， 我按照經濟實質進行會計確認， 計量和報告， 沒有任何問題！如果你不入帳反而不能反映企業真實業務， 那才是隱匿費用， 會計資訊失真的表現。
那怎麼做？
會計有《準則》， 還得制定報銷憑制度。 《準則》是個方向， 具體企業管理中還得在準則的框架下建立符合企業經營管理的財務報銷制度， 這樣大家都以統一的標準來進行報銷核算， 在業務真實性考察上才更符合內部控制和管理要求。
沒有規矩就不成方圓，如果這個人報銷是這個標準，其他人又是另外一個標準，那對於費用真實性問題就存在漏洞，也會導致會計資訊失真。
所以，建立制度是關鍵！
可以單獨制度一個私車公用報銷制度，也可以在公司差旅費報銷制度下加入私車公用的規定。
制度其實主要規定報銷流程和報銷相關單據，當然私車公用涉及員工安全問題我覺得也很有必要規定一下。
報銷流程和單據就是具體怎麼做？填寫那些單據，準備那些票據？
包括出差前出車申請單「出差時間、出差地點、出差事由等」，出差完成後的出差總結報告，出差人員需要提供的報銷表格式「包括實際出差天數、發生的實際費用等」
具體出差過程中的過路費、停車費等費用可以憑票填寫報銷單，油費這塊處理主要可以採用里程數來報銷，比如制度裡面規定主要的出差地點，一般長途出差公司不會允許自己開車的，都是省內出差，所以把省內主要的市州公里數以制度的方式固定下來，實際出差就按照制度規定的里程採取每公里定額報銷多少錢的方式計算。
制度建立好了後呢？
制度建立好後，就按照制度執行，報銷後直接計入差旅費。
涉稅問題大家比較關心。
關鍵的涉稅方面嘛，大家感覺更關心，其實我們會計首先還是要關心的準則對核算的要求，稅務的東西也重要，但是不是做賬的主導。
可能稅法現在真的太嚴格了，所以大部分會計看問題很多時候都沒從會計核算角度看問題，首先就是稅法滿足條件不，感覺就是只要稅法允許，我就能報銷，其實這根本就是兩回事。
我們在日常核算中肯定是先考慮會計制度要求，稅法的合規性要求我們也必須審視，報銷制度如果和稅法規定有差異，要麼你就調整制度，要不你就進行納稅調整。
正常情況下，我們都不想進行籌畫，既滿足核算要求，又不多交稅，所以會計制度制定完後，我們就要看看稅法上符合要求不，然後再反過來調整制度，讓其滿足稅會雙要求。
稅務上怎麼說？
1
稅務上，關於發票，這種報銷涉及發票有通行費發票、加油票、停車票。制度應該規定都憑票報銷，這樣避免做假行為，保證稅務檢查是對合理性的解釋。
因為發票會佐證出差的真實性，發票上有出差的時間和地點顯示。至於發票抬頭，通行費發票基本是通用機打發票，沒法打公司抬頭，包括你公司自己的車輛也不可能打一個公司抬頭，停車票定額發票為主更莫法打。加油票需要列印成公司抬頭。
發票上其實也沒有什麼問題了。
2
企業所得稅扣除方面，企業所得稅規定與企業生產經營相關的合理費用都可以扣除，怎麼算合理？我按照制度約定報銷的費用，有制度，有報銷規範，就是真實合理，扣除方面完全沒有任何問題，也經得起檢查。
3
個人所得稅方面，這些費用都是員工發生的與企業生產經營有關的費用，和任職沒有關係，性質等同於差旅費，個人覺得完全不需要代扣個人所得稅。
以實際發生的費用來報銷也不屬於國稅函2006年245號文中規定的取得的補貼收入，這僅僅是個人因公出差實際發生費用的報銷而已。
千萬不要聞稅色變
稅務的有些規定其實主要是堵塞稅收漏洞，比如這個私車公用的漏洞。
1、稅務局主要擔心的風險就是通過憑票報銷的方式發放人人有份的補貼，把工資變相的以這種方式發放，來規避個人所得稅。所有有了245號文的規定。
2、擔心虛報費用的方式來增加公司經營成本，偷逃企業所得稅，比如用大量加油票來報銷，都是虛假業務。所有需要審核你的業務真實合理性。
但是我們不能因為這個就覺得正常的經營業務制定制度報銷就都是不能操作的，都要扣個稅才對。
只要我們制度健全，費用合理，出差業務證據充分，我們又不是變相發補貼，又不是違規亂報銷，那這種操作方式我覺得就能獲得稅務的認可，而不是一言不合都不行。
3 租車，簽訂租車協定的方式
好了，最後我們再來說說私車公用簽訂租賃合同的這個事情。
很多人一提到私車公用就說要簽訂租賃合同，要去代開發票。其實這僅僅是一方面，按照之前那兩種處理方式，我完全沒必要簽訂租賃合同啊，我的車都沒租給公司，都是臨時使用，一定期間的支配權都是我自己，晚上我就開回家了，我簽那門子租賃合同呢?不是自找麻煩嘛，公司那麼多人都這樣操作財務非的被罵死不可！
我們來看看這個思路
如果車是公司的，那好說，資產是公司的，公司的車你就不能亂支配，開回家，週末到處開著玩就不行，公司的車發生的費用，包括保險、油費、停車費、洗車費等都可以據實報銷。折舊也可以在公司費用列支。
公司沒有車，在租車行租一個車，在租賃期間內，車的支配權是公司的，那使用期間的發生的與使用相關的過路費、停車費、洗車費按照租賃協議規定憑藉合法憑證可以據實報銷，這個完全沒有問題。但是與車輛相關的保險、折舊那就不能報銷，因為與車輛權屬相關的費用租車行已經算到租賃費裡面了，你再報銷就不合理了。
那麼公司對外租入一個車同公司租員工的車是不是一個道理？租法人的車是不是一個道理？
之前的兩種方式算不算租？我覺得不算，車輛支配權在租賃期不完全是公司的，怎麼能算租呢，你自己的車週末就開出去踏青了。如果是租給公司，那就得下班就停放在公司，在租賃期間只能因公使用。如果這種也簽訂個租車協定讓員工去開發票，那平時怎麼區分這個車用的油費那些是他自己用的，那些是因租車用的？
所以，之前問題2中的法人的車，長期停放公司使用，報銷的費用，就可以參照簽訂租賃協定方式進行，協定規定權利義務，報銷相關使用的費用。而租賃費部分，法人應該憑合同代開增值稅發票給公司入帳。
協議怎麼簽？這個沒有統一的格式，無非就是規定好租賃期間，費用以及相關的權利義務。注意，不是你簽訂了協議就可以肆意妄為的報銷費用了，合理性也很重要，什麼是合理性？根據公司規模，車輛的正常行駛油耗一個月能用多少費用，這個就是合理性。
總結
日常生活中，我們會遇到很多經濟業務類型，書本上很多時候都沒法找到標準答案，特別是在現在這種經濟社會，業務模式多種多樣，新業務層出不窮，我們更要學會思考變通，不要以財務固有思維來卡死業務的發展，而是在業務的多元化下積極尋找財務的支援，儘量規避業務發展的風險。這也是管理會計的方向。提供決策支援。
對於私車公用這個話題，也不要一見到就說必須簽協議，必須扣個稅之類的話，要多思考，找到一個行之有效且不違反稅法的做法，同時加強和稅務的溝通，獲得事前的共識！
注意 以上的思考都是個人意見，實際中可能存在差異，僅做參考。當然也歡迎留言討論。更多資訊請諮詢零點會計教育，歡迎您的來電！
沒有規矩就不成方圓，如果這個人報銷是這個標準，其他人又是另外一個標準，那對於費用真實性問題就存在漏洞，也會導致會計資訊失真。
所以，建立制度是關鍵！
可以單獨制度一個私車公用報銷制度，也可以在公司差旅費報銷制度下加入私車公用的規定。
制度其實主要規定報銷流程和報銷相關單據，當然私車公用涉及員工安全問題我覺得也很有必要規定一下。
報銷流程和單據就是具體怎麼做？填寫那些單據，準備那些票據？
包括出差前出車申請單「出差時間、出差地點、出差事由等」，出差完成後的出差總結報告，出差人員需要提供的報銷表格式「包括實際出差天數、發生的實際費用等」
具體出差過程中的過路費、停車費等費用可以憑票填寫報銷單，油費這塊處理主要可以採用里程數來報銷，比如制度裡面規定主要的出差地點，一般長途出差公司不會允許自己開車的，都是省內出差，所以把省內主要的市州公里數以制度的方式固定下來，實際出差就按照制度規定的里程採取每公里定額報銷多少錢的方式計算。
制度建立好了後呢？
制度建立好後，就按照制度執行，報銷後直接計入差旅費。
涉稅問題大家比較關心。
關鍵的涉稅方面嘛，大家感覺更關心，其實我們會計首先還是要關心的準則對核算的要求，稅務的東西也重要，但是不是做賬的主導。
可能稅法現在真的太嚴格了，所以大部分會計看問題很多時候都沒從會計核算角度看問題，首先就是稅法滿足條件不，感覺就是只要稅法允許，我就能報銷，其實這根本就是兩回事。
我們在日常核算中肯定是先考慮會計制度要求，稅法的合規性要求我們也必須審視，報銷制度如果和稅法規定有差異，要麼你就調整制度，要不你就進行納稅調整。
正常情況下，我們都不想進行籌畫，既滿足核算要求，又不多交稅，所以會計制度制定完後，我們就要看看稅法上符合要求不，然後再反過來調整制度，讓其滿足稅會雙要求。
稅務上怎麼說？
1
稅務上，關於發票，這種報銷涉及發票有通行費發票、加油票、停車票。制度應該規定都憑票報銷，這樣避免做假行為，保證稅務檢查是對合理性的解釋。
因為發票會佐證出差的真實性，發票上有出差的時間和地點顯示。至於發票抬頭，通行費發票基本是通用機打發票，沒法打公司抬頭，包括你公司自己的車輛也不可能打一個公司抬頭，停車票定額發票為主更莫法打。加油票需要列印成公司抬頭。
發票上其實也沒有什麼問題了。
2
企業所得稅扣除方面，企業所得稅規定與企業生產經營相關的合理費用都可以扣除，怎麼算合理？我按照制度約定報銷的費用，有制度，有報銷規範，就是真實合理，扣除方面完全沒有任何問題，也經得起檢查。
3
個人所得稅方面，這些費用都是員工發生的與企業生產經營有關的費用，和任職沒有關係，性質等同於差旅費，個人覺得完全不需要代扣個人所得稅。
以實際發生的費用來報銷也不屬於國稅函2006年245號文中規定的取得的補貼收入，這僅僅是個人因公出差實際發生費用的報銷而已。
千萬不要聞稅色變
稅務的有些規定其實主要是堵塞稅收漏洞，比如這個私車公用的漏洞。
1、稅務局主要擔心的風險就是通過憑票報銷的方式發放人人有份的補貼，把工資變相的以這種方式發放，來規避個人所得稅。所有有了245號文的規定。
2、擔心虛報費用的方式來增加公司經營成本，偷逃企業所得稅，比如用大量加油票來報銷，都是虛假業務。所有需要審核你的業務真實合理性。
但是我們不能因為這個就覺得正常的經營業務制定制度報銷就都是不能操作的，都要扣個稅才對。
只要我們制度健全，費用合理，出差業務證據充分，我們又不是變相發補貼，又不是違規亂報銷，那這種操作方式我覺得就能獲得稅務的認可，而不是一言不合都不行。
3 租車，簽訂租車協定的方式
好了，最後我們再來說說私車公用簽訂租賃合同的這個事情。
很多人一提到私車公用就說要簽訂租賃合同，要去代開發票。其實這僅僅是一方面，按照之前那兩種處理方式，我完全沒必要簽訂租賃合同啊，我的車都沒租給公司，都是臨時使用，一定期間的支配權都是我自己，晚上我就開回家了，我簽那門子租賃合同呢?不是自找麻煩嘛，公司那麼多人都這樣操作財務非的被罵死不可！
我們來看看這個思路
如果車是公司的，那好說，資產是公司的，公司的車你就不能亂支配，開回家，週末到處開著玩就不行，公司的車發生的費用，包括保險、油費、停車費、洗車費等都可以據實報銷。折舊也可以在公司費用列支。
公司沒有車，在租車行租一個車，在租賃期間內，車的支配權是公司的，那使用期間的發生的與使用相關的過路費、停車費、洗車費按照租賃協議規定憑藉合法憑證可以據實報銷，這個完全沒有問題。但是與車輛相關的保險、折舊那就不能報銷，因為與車輛權屬相關的費用租車行已經算到租賃費裡面了，你再報銷就不合理了。
那麼公司對外租入一個車同公司租員工的車是不是一個道理？租法人的車是不是一個道理？
之前的兩種方式算不算租？我覺得不算，車輛支配權在租賃期不完全是公司的，怎麼能算租呢，你自己的車週末就開出去踏青了。如果是租給公司，那就得下班就停放在公司，在租賃期間只能因公使用。如果這種也簽訂個租車協定讓員工去開發票，那平時怎麼區分這個車用的油費那些是他自己用的，那些是因租車用的？
所以，之前問題2中的法人的車，長期停放公司使用，報銷的費用，就可以參照簽訂租賃協定方式進行，協定規定權利義務，報銷相關使用的費用。而租賃費部分，法人應該憑合同代開增值稅發票給公司入帳。
協議怎麼簽？這個沒有統一的格式，無非就是規定好租賃期間，費用以及相關的權利義務。注意，不是你簽訂了協議就可以肆意妄為的報銷費用了，合理性也很重要，什麼是合理性？根據公司規模，車輛的正常行駛油耗一個月能用多少費用，這個就是合理性。
總結
日常生活中，我們會遇到很多經濟業務類型，書本上很多時候都沒法找到標準答案，特別是在現在這種經濟社會，業務模式多種多樣，新業務層出不窮，我們更要學會思考變通，不要以財務固有思維來卡死業務的發展，而是在業務的多元化下積極尋找財務的支援，儘量規避業務發展的風險。這也是管理會計的方向。提供決策支援。
對於私車公用這個話題，也不要一見到就說必須簽協議，必須扣個稅之類的話，要多思考，找到一個行之有效且不違反稅法的做法，同時加強和稅務的溝通，獲得事前的共識！
注意 以上的思考都是個人意見，實際中可能存在差異，僅做參考。當然也歡迎留言討論。更多資訊請諮詢零點會計教育，歡迎您的來電！