論事業單位文書檔案管理的統一性

蓬溪縣城鄉居民養老保險局李文奇

【摘要】文書檔案作為事業單位發展及管理的統一記錄描述，對事業單位的建設及發展規劃實施有著重要的影響。文書泛指事業單位從成立到發展中的各種檔和資訊資料，而文書檔案管理是要求事業單位能將各種檔資訊資料進行檔案化儲存和管理，以便於後期查詢和研究，具有一定的歷史文化意義。從檔案中可以追溯到事業單位規劃建設等一切變動情況，能夠有效衡量事業單位的發展效益。所以加強文書資訊搜集和檔檔案化管理，對提升事業單位的發展品質有著至關重要的影響。

【關鍵字】事業單位；文書檔案管理；統一性研究

一、文書資訊搜集

文書資訊搜集作為事業單位文書檔案儲存和管理的重要環節和步驟，其資訊的價值性、權威性和真實性，直接影響著檔案的管理品質和管理效率，能否有效的收集文書資訊，不僅決定著文書檔案管理程式能否按順序進行，更影響著文書檔案管理體系的統一性建設。這就要求事業單位檔案管理人員，首先要著重于文書資訊的搜集和整理，要針對單位的實際建設規劃和實際發展情況，努力的搜集各種檔資訊，要在單位內部規劃建設成統一的檔資訊搜集體系，能夠對單位的各組織部分和各部門的建設情況和發展情況進行統一的資訊搜集。

要確保文書資訊的品質和權威性，能夠讓文書資訊有效的反應事業單位的發展變動情況，從根本上來保障文書資訊的品質。同時在文書資訊搜集的過程中檔案管理人員要注重資訊的多元化組成，不僅要收集各種紙質檔資訊，最重要的音視頻資訊資料也要有效的收集，保證檔資訊的多元化、多樣性，能夠從根本上反映出本單位的發展歷程和變動情況。

二、文書資訊的整理和分類

事業單位文書檔案管理體系的統一性建設還要注重文書檔案資訊的分類和整理。檔案管理最重要的環節在於按照科學標準進行有效的分類，然後根據各種檔資訊的媒介屬性、載體性質、保存形式和內容範圍進行詳細科學化的分類，

按照分類標準的不同，對各種類別的文書資訊要進行妥善的整理。對於紙質資訊檔要建立專門的檔案儲存室，進行專業化的存儲要保障其環境條件，能夠長期的進行存儲和查詢。對於電子化的音視頻資料，要能夠建立專門的資訊資料庫，進行統一的分類整理，要根據資訊內容的不同，將不同的音視頻資訊分類到相應資料庫中，以便於後期的查詢和歸納。文書檔案管理人員要嚴格按照專業化的檔案管理步驟對單位內部的檔資訊按照規定流程進行處理，要注重檔案資訊處理細節，從根本上保障資訊的完整，確保資訊的客觀真實。

三、優化文書檔案管理體制

文書檔案管理的統一性建設還要求事業單位能根據自身內部組織架構的不同，

優化檔案管理體制能夠對各種文書檔案資訊進行有效的存儲。文書檔案資訊，按照其載體性質的不同，可分為紙質檔、音視頻資料、電子檔、數位編碼檔等。要想從根本上對各種不同媒介屬性的文書檔案資訊進行統一的存儲和管理就要依據媒體性質的不同，分門別類的進行存儲。檔案資訊的存儲是檔案管理的前提。如果不能對各種檔案資訊進行有效的存儲，就不能對資訊實施有效的管理。這就要求事業單位要建立專門的電子資料庫，對各種電子檔、數位編碼檔及音視頻資料進行統一的存儲，要注重電子檔的備份保存和加密處理，對於機密的電子檔資訊要適當的寫入加密程式，

防止洩密事件的發生。其它類型電子檔要結合檔性質的不同進行不同形式的備份，真正做到有備無患，從根本上保障文書檔案資訊的安全。紙質檔要建立專門的檔案資訊管理室進行紙質檔的保存，要協調專門人員對各種紙質檔進行統一的管理和存儲，從根本上提高文書檔案管理效率。

四、將文書檔案管理部門獨立出去

文書檔案管理作為事業單位的發展依據和文化保障部門，記錄的事業單位的發展歷史，其職能管理及人員工作制度管理，應該是嚴密而創新的。所以，加強文書檔案管理的統一性建設就要求事業單位能夠將文書檔案管理部門獨立出去，不歸於其它組織部門職能之下，要根據其部門的特殊性重新調整管理方式，對於前來查閱資料的群眾也應該設置相應的查閱許可權，允許文書檔案管理的工作人員有合理的彈性工作時間，並且讓其承擔起文書檔案的監督工作，從根本上來保障檔案資訊的安全，提高其檔案管理效率。

五、結語

在事業單位內部要進行文書檔案管理體系的統一化建設就要強化文書資訊搜集機制的建設，加強文書資訊的整理和分類，優化文書檔案管理機制，著重提升文書檔案管理效率，促進事業單位內部形成完善的文書檔案管理機制。

【參考文獻】

[1]淺析事業單位文書檔案管理[J]. 金朝陽. 蘭台內外. 2016(01)

[2]機關事業單位文書檔案管理強化途徑探討[J]. 劉錚. 經營管理者. 2017(09)

要根據其部門的特殊性重新調整管理方式，對於前來查閱資料的群眾也應該設置相應的查閱許可權，允許文書檔案管理的工作人員有合理的彈性工作時間，並且讓其承擔起文書檔案的監督工作，從根本上來保障檔案資訊的安全，提高其檔案管理效率。

五、結語

【參考文獻】

[1]淺析事業單位文書檔案管理[J]. 金朝陽. 蘭台內外. 2016(01)

[2]機關事業單位文書檔案管理強化途徑探討[J]. 劉錚. 經營管理者. 2017(09)