辦會是秘書人員的看家本領。 會務工作看似簡單， 實則千變萬化、學問很深， 其中最為關鍵的， 恐怕是時時刻刻保持一種如臨深淵、如履薄冰的心態， 不厭其煩、不厭其細、不厭其瑣碎， 才能躲開無處不在的大大小小的陷阱， 稍一大意， 稍一僥倖， 就有可能出現難以挽回的差錯和失誤。
這樣的故事， 凡是辦過會的同志都能講出不少。 為幫助入行不久的人儘快掌握辦會的本領， 我們選取了一些親歷的會議服務故事， 以期對讀者朋友有所啟發。
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會場佈置
1. 讓會場佈置“活”起來
去年， 我負責某次討論會的會場佈置。 佈置好會場後， 我請主任來檢查。
初步檢查後， 主任問：“座位是按什麼原則安排的？”我信心滿滿地回答道：“根據之前會議要求， 按‘先定中間， 再定左右’的順序， 主賓依次排在主桌中間， 其他代表按選區和職務一左一右依次排列。 ”
“這樣不行， ”主任說， “會場佈置不能簡單憑經驗，
我這才意識到有些情況還真是沒有認真考慮。 再看會場， 主桌上明顯缺少農業、教育、衛生等行業代表， 分佈確實不合理， 而且會場中僅主桌有話筒， 未在主桌就座的代表發言很不方便。
回到辦公室， 我將座次重新排列。
第一， 主桌上優先安排身份重疊的代表， 如既是女性又是教育衛生系統的代表， 確保各領域代表在主桌有限的人數中儘量實現均衡分佈。
第二， 涉及重點工作、重要行業的代表， 如無法安排在主桌， 儘量安排在後排靠中間位置。
第三， 準備四個無線話筒， 分置在後排座位兩端， 保障未在主桌就座代表的發言。
最後， 我將會場實際安排情況製作成參會人員座位表，
精心佈置後， 第二次的會場佈置順利通過了主任的檢查。 由此可見， 會場佈置絕非簡單機械的重複性工作， 做到因需而變、因事而變， 方能讓會場佈置“活”起來， 為會議的順利進行打好基礎， 提供保障。
2.會場溫度控制的“學問”
在一次大型會議召開當天， 我提前一小時到達會場， 早早把會場空調打開， 調至25攝氏度， 就去忙其他工作了。 出人意料的是， 會議開始後不久， 會場溫度忽然升高。 台下的代表們熱得紛紛拿起桌上的會議材料當扇子扇起風來。
我非常納悶：明明提前一個小時就開了空調， 怎麼還這麼熱？為了保持會場的舒適度，
會後， 我向有經驗的同事請教， 方才明白會場溫度控制還真是有大學問呢！會場越大， 溫度越難控制。 因為人體熱量和外界環境不斷交互， 會改變外界環境溫度。 會場無人時和代表入座後， 會場溫度自然會發生變化。 因此夏天要提前把室溫調得比正常溫度更低一些， 這樣隨著室內人數增多， 室溫會增高， 從偏低變成相對適宜。
這件事給我好好上了一課，會務工作的學問真是一輩子也學不完，開空調這樣看似簡單的事，裡面也有門道呢。
3. 會場燈光檢查少不得
某大型會議開始前幾天，我們開碰頭會，各自彙報會議的籌備情況。我彙報完到會議現場踩點的情況後，處裡老同志提醒：燈光檢查了嗎？我心想：那個會場經常用，還有什麼可檢查的？不過作為會前籌備的必要流程，還是不能大意。於是，我叫上攝像師一起去會場。打開燈，攝像機開機，我坐到主席臺上，試拍了一陣。
這一拍可真發現問題了，燈光效果非常不理想。主席臺頭頂上的燈光打在我的頭頂上，拍攝的畫面變成了“陰陽臉”。如果用攝像機自帶的燈補光，光線直接打在臉上，不僅熱得難受，連面前的檔材料都看不清了。
以前這個禮堂開過無數次會，從來沒遇到過這個問題，這次是怎麼了？我馬上向禮堂工作人員瞭解情況，終於弄清了原因。原來前不久，禮堂主席臺的燈改為了LED燈。我馬上向領導彙報，協調後勤部門同志解決了這個問題。這件事給我留下了很深的印象，提醒我辦會不能“想當然”，按照程式要檢查的，一個都不能少。
4. 差點出事的會標
辦會多年，給我印象最深的是那次縣裡召開的人代會，我負責會標的佈置。
前一晚忙到深夜，會場一切都安排妥當，我去值班室睡了一覺。第二天一早到會場時，我嚇了一跳：會標上“屆”字下面“由”的邊緣已經卷起，仔細查看後發現，原來是暖風惹的禍。這個會場比較大，天氣又冷，需要提前幾個小時開空調，有一個暖風出風口正好對著“屆”字下方，把膠吹化了。為防止膠再次被吹化，我們趕緊把會標上所有字全部用大頭針別住。
雖然會議順利進行，但大家還是心有餘悸。如果發現不及時，在會議進行時會標上的字掉落，電視臺還現場直播，那後果真是不堪設想。
5.導引牌裡的“玄機”
在會場周圍，我們經常會擺放導引牌，為參會代表指引會場的位置。製作和擺放導引牌，要注意檢查字體、箭頭是否清晰，擺放的位置是否合適，一般這項工作由會場的有關部門來負責。但是不是有人負責就可以不管了呢？實踐告訴我們並不是，導引牌事先一定要檢查。
在一次辦會工作中，我就發現了小導引牌裡的“大問題”。這次會議在我市的禮堂召開，在辦會的前一天，這個禮堂剛剛承辦了一場大型文藝匯演。在製作導引牌時，禮堂方面準備不周，缺少大小合適的紙張，就拿文藝匯演主辦方剩下的紙張充數。我在檢查時發現，粗看也沒什麼問題，可湊近仔細一看，最底端居然印著一排文藝匯演贊助商的公司標識。雖然公司標識圖案小，不注意根本看不出來，但機關的會議不同於商業演出，哪來的“贊助商”？這不是跟會議嚴肅的性質背道而馳嗎？於是我立即找到符合規範的紙張，協調重新製作導引牌。
6. 沒有保密櫃怎麼辦
省委領導要到基層召開會議，我隨行服務。其中有一個會議內容涉密，與會人員不允許攜帶任何電子通信設備。會前，基層同志告訴我，條件有限，當地無法提供保密櫃，而如果從市里運來時間又來不及。這可把我給急壞了，會議就要開始了，我怎麼就沒有早作安排啊！
正當我不知所措之時，當地的辦公室主任給我提供了一個土辦法——將與會人員的手機分別裝到信封中，用釘書機封口並寫上名字，然後交給工作人員統一保管和清點，散會後再取回。這樣，沒有保密櫃的問題順利解決了。
我也提醒自己，以後辦會必須將每一個細節都考慮到，遇到問題多思考、多請教，提高工作應變能力。
7. 會上耗材要備足
某年，我參加市兩會的組織籌備工作。那年的市兩會結束當日加了兩個會，後面兩個會的議程和名單都要在會上準備，列印量比較大，最後列印需要擺放的出席人員名單時我發現——印表機沒有墨了。我搖晃搖晃墨水匣，試著又打了幾頁，可是紙上的墨色還是明顯淡了。我一下子急出了一身冷汗：我們沒有備用的墨水匣。當時我們使用的那台電腦沒有燒錄功能，現場也沒有備用的墨水匣。因為是保密電腦，也不能使用移動存放裝置。
我們急得滿頭大汗——這時已是中午，下午三點就要開會，需要列印的量還不少。這時，我只好求助同事，同事急忙送來墨水匣，才沒有耽誤。我也不禁後怕：如果更晚一些發現沒墨，來不及應變，肯定會惹出大麻煩。
後來我總結，在外開會，自帶電腦、列印設備和電子版名單也並不意味著萬事俱備，各類風險依然存在，例如印表機墨水匣等耗材一定要想辦法備足，確保萬無一失。
8. 會場文具贏贊許
一天，同事收到一個快遞，是一款多格文具盒，簡單的黑色盒子，打開後可以分隔擺放多種文具，是同事給上學的孩子買的。收者無心，看者有意，我也趕緊買了這種盒子。因為服務常委會會議、書記專題會時間久了，我發現這種帶有研究、審議性質的會，領導往往需要審閱簽批許多檔。過去，會場桌上擺的是“老四樣”：座簽、話筒、筆筒、記事本。發現審閱文件不便的問題後，我設想在翻閱時加上濕手器，簽批時提供各類筆，整理時備好曲別針、長尾夾、釘書機。可這一堆東西放上會議桌，雜亂無章，會議桌豈不是變成辦公桌了？一拿到文具盒，我就迫不及待把有關文具全部放進去，再把文具盒放進桌鬥側邊，需要時再拿出來，問題迎刃而解。之後的會上，桌面非常整潔，領導簽批文件也相當方便。
我們處還有幾個黑色的大公事包，上面還系著號碼牌以便區分。包裡裝得滿滿當當的，打開一看，分門別類、整整齊齊：釘書機和訂書釘、一盒黑色簽字筆、一把削好的鉛筆、一本稿紙、一摞打印紙、一遝便箋紙，還有信封、迴紋針、印泥、橡皮、膠水、尺子⋯⋯各種文具應有盡有，還有內部電話本放在夾層裡。這就是我們的會議文具包——誰負責會議現場的服務工作，誰就拎上它去會場。幾年來，會議文具包立功不少，特別是去外面的會場開會，更是經常派上用場，再也沒有發生過會議現場缺東西需要臨時去找的情況。
開會時，有關文具的問題看似小事，可從讓與會者使用方便、提高會議效率的角度考慮，還是有許多文章可做的。
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人員組織
9. 提前十分鐘還不夠
一次，我們籌備一次全市性大會，參會者近千人。我作為會務組一員，負責起草會議通知。大會是上午8點開始，我按照慣例，在通知裡寫明“請參會人員7：50提前到達”。
到了大會當天，會務組的同志早早來到會場，一切準備就緒。可是眼看快到7點50分了，參會人員還有很多沒有到場。
這時我發現，這次會議在會場大門外設置了安檢儀，參會人員需要一一通過安檢，這就大大增加了入場時間。可是我之前起草會議通知的時候，根本沒有把這個時間計算進去。眼看會議就要開始了，會場門外還排著長長的隊伍，我聽到大家議論紛紛：“怎麼還有安檢啊，來不及了吧？”我急得如熱鍋上的螞蟻，但又無計可施，安檢是必需的環節，不能省略。即便加快速度，也不可能在8點前全部安檢完畢。
我進會場看了看，主賓已在主席臺就座，可是台下依然亂哄哄的，參會人員或站或坐，門口還不斷有人急匆匆走進來，左右張望著找位子。到了8點10分，大家才差不多就座完畢，會場漸漸安靜下來，大會主持人方宣佈會議開始⋯⋯
事後我總結，籌備會議一定要考慮到每個環節，像通知幾點到達這樣的事，也要把各種可能的時間都計算在內，打足提前量。
10. 一場混亂的握手
在辦公室工作多年，我參與籌備過數不清的會議，在新來的年輕同志眼裡，算得上一個“老會務”了。最近單位來了新書記，我負責籌備全體幹部大會。這類會議我組織過多次，自然是輕車熟路，籌備工作進行得有條不紊，心裡還想著，這次一定要給新書記留下一個好印象。
結果在開會當天，新書記進場後，沒有像歷任書記那樣直接走上主席臺，而是繞到台下，打算與參會的同志們握手寒暄。我事先完全沒有考慮到還有握手這個環節，所以也沒有提前組織。結果坐在前排的同志一擁而上，把書記團團圍住，都向前伸出手去，後排的同志也想離開座位走上前來。書記想走到各排依次與大家握手，但座位前後挨得很近，無法通行。同志們只好側著身子進進出出，不時伴隨著挪動椅子的摩擦聲，原本井然有序的會場瞬間亂成一團。
我站在會場一角，想要補救又束手無策，那種難熬的滋味至今難忘。這次失誤讓我明白，“老會務”的“老經驗”有時未必管用，一個環節考慮不到，就會給會議整體效果造成影響。
11. 只有西裝才是正裝嗎
去年，我市舉辦建市30周年紀念大會，涉及各個單位各個行業的代表近千人。我負責下發會議通知，大概發了快十個單位的時候，接到一個電話，電話那頭問：“你好，我們接到通知，讓穿正裝。請問我可以穿自己的民族服裝嗎？”我回答說：“大會規定要穿正裝，估計您不能⋯⋯”正說到這兒，旁邊的主任趕緊打斷了我，讓我先不要回答。我急忙告訴對方，稍後再答覆。
放下電話後，主任說：“我們在通知裡，只是簡單地說讓大家穿正裝。而少數民族的同志認為出席正式莊重的場合，應該穿體現民族特色的民族服裝。而且這次紀念大會，各行各業的代表都會出席，如果真的全部穿西裝來，效果就一定好嗎？”我這才恍然大悟。主任召集會務組的同志們碰了個頭，大家經過討論，一致覺得，如果不同行業的同志，穿著代表各自身份的服裝出席，效果應該更好。我們把這次討論的結果彙報了領導，領導肯定了我們的想法。我馬上修改了會議通知，之前已經通知過的單位，也一一打電話進行了更正。
到了開會當天，代表們就座完畢，我們看到會場裡，軍人穿著莊嚴的軍裝，工人穿著自己的工服，員警穿著筆挺的警服，還有少數民族代表身著鮮豔的民族服裝⋯⋯每個人都展現出各自的風采。
我事後“複盤”，辦會固然有一定的模式，但更需要我們從實際情況出發，從會議效果出發靈活應變，有時候一個小小的變化，就會帶來大大的不同。
12. 正裝能不能換成便裝
有一年五月，我省召開一次表彰大會。我負責起草會議通知，起草完後拿給處長審核，處長看後問我：“為什麼要求大家穿正裝？”我說：“以前開這類會議，慣例都是著正裝。”處長說：“以前的慣例如此，不代表今後就必須如此呀。最近天氣又悶又熱，已經有30度了，如果穿正裝的話太難受。你再琢磨一下，也看看其他地方怎麼安排的，看穿便裝合不合適？”
我想，這種大熱天讓大家西裝革履地全副武裝起來，確實不太妥當。我查找資料，參考兄弟單位的做法，又打電話和一些同行討論，感覺可以讓大家穿便裝。黨的十八大以來，各級會風越來越務實清新。除了黨代會、人代會等需要著正裝，像表彰會這樣的場合是可以便裝出席的。我跟處長彙報了自己的想法，經請示分管領導，會議通知便改成了著便裝。
會議當天，果然又是一個大熱天，我們在會場外迎接代表，穿著短袖襯衫尚且汗流浹背，如果真的讓大家都穿正裝，該有多熱啊！在整個會議籌備中，著裝只是一個小小的細節，看起來並不起眼，可就是這麼一個“細枝末節”的小問題，考慮不周到也會帶來不便。
13. 分錯房間了嗎
一次，我負責籌備一個金融會議，有二三百人的規模，該會是以會代訓，住宿、交通、材料等事務繁雜。
報到時，我正在會場門口迎接代表，辦公室主任心急火燎地找過來，指著會議手冊問我：“怎麼回事？房間怎麼排的？這到底是男是女？”原來一名代表報到時拿到會議手冊一看，同屋的人名字是“張小紅”，就去找主任：“我是男的，怎麼能安排和女同志一屋？”主任一邊道歉一邊來問我。我一下就懵了：這也太大意了，怎麼會把男的和女的分到一個屋呢？我趕緊翻看原始的報名表，發現“張小紅”後面注的是“男”，心裡才略微踏實了一些。再一打電話，那頭傳來了一個男同志的聲音，聽過原委，對方也樂了，說他的名字經常會引起誤會。
原來這是一場烏龍。但這個事情提醒我，會議服務工作中一定要注意到反常的、特別的事情，並記在心裡，隨時能夠答得上來、處理得好。
14. 把發言人員服務好
省裡召開某項重點工作的經驗交流會，按照議程，共有八名代表上臺發言。分工的時候，處長把組織發言的工作交給我負責，並交代：“其他的事情你不用操心，就把這八位發言人安排好就可以了。”
我知道處長這麼說是有原因的。就在半年前的一次座談會上，也是有幾位代表要上臺發言。會議過程中，一個發言人到會場外接了個電話，而按照順序，下一個就輪到他了，結果這個電話講了很長時間，上一位同志發言完畢回到座位上，主持人說“請××單位的張××上臺和大家交流”時，他還沒有回來，會場陷入令人尷尬的寧靜。我們趕緊跑出去提醒，他才慌慌張張跑回會場。
這次我負責這個環節，知道大意不得，便打起十二分精神，力求萬無一失。從安排發言人集中就座到排發言順序，從告知如何銜接到提醒攜帶講稿，都一一落實到位。不過到了開會時，依然發生了一個小插曲。排在第二位的發言人進場後，才發現把講稿忘在了車裡，而到停車的地方來回需要二十多分鐘，再回去取很可能來不及了。我趕緊拿出預先準備好的全套發言稿，找出他的那份給他，總算解了燃眉之急。最後還不錯，大家的發言很順暢。
發言人員可謂是會議中的重點人員，如果發言準備工作出了問題，也會影響到整個會議的效果，因此，把他們安排好、服務好也是萬萬不可馬虎的。
15. 特殊情況要重點關注
從事會務工作多年，有兩次失誤讓我印象深刻。
一次是我事先沒有詢問與會人員的特殊情況，結果將一位元坐輪椅的代表安排在了會場中間的座位。會議當天，看著已經就座的代表個個起身搬開座椅讓位，坐在輪椅上的同志非常過意不去，連連致歉。當這位代表艱難地來到座位上就座時，主持人已經開始宣讀出席者名單了。下午的會議前，大家臨時決定每個人依次往裡挪一個座位，把最邊上的位置留給殘疾人代表。
還有一次是一位年邁的老領導參加會議，並有陪護人員隨行。他是在主席臺就座，但我事先沒有給陪護人員在前排預留座位，因此他只能坐在會場最後一排。會議進行到一半時，他感到身體不適，向陪護人員示意，但由於距離太遠，陪護人員沒有看清。他又堅持了許久，直到旁邊的同志發現他捂著胸口臉色蒼白。雖然經過一番救護，並無大礙，但也讓在場的所有人都捏了一把汗。
這兩次失誤提醒我，一些會議有殘疾人、老年人等特殊人員出席時，會前一定要充分瞭解情況，並在會議過程中給予重點關注，盡可能為他們提供更加周到細緻的服務。
16. 抬著輪椅才進了會場
市里召開大會，各項籌備工作差不多都到位了。我又一次核對參會人員名單的時候，發現裡面有幾位老同志，有的已近八十，於是在名單上標注了一下，並在會務組碰頭會上提出，要對這幾位老同志重點照顧一下，大家都點頭稱是。
會議當天，我負責在門口值守。有輛麵包車開到會場外，司機下來從車上搬下一個輪椅，我趕緊上前，幫著從車上扶下一位腿腳不便的老同志。可是，當我推著老同志走向會場的時候才突然發現，這是一棟有些年頭的老樓了，門前沒有設置殘疾人通道。望著通向大門的高高的臺階，我只好讓老同志先等著，自己趕緊跑到會場，叫了三個年輕男同事出來。我們四個兩人一邊，一齊發力，連人帶輪椅抬起來，小心翼翼上了二十多級臺階，大家都累出一身汗。老同志不住地說“給你們添麻煩了”，弄得我們更不好意思。會開完後，我們四個又把老人抬下臺階。
會後我跟會場管理人員提到這個事情，才知道原來樓後設有電梯，可以直接通到會場。會議籌備過程中，我們方方面面都想到了，卻還是沒有想到有人坐輪椅這個可能性，這也給我們提了個醒，會務工作中，再多的預設都不為過。
17. 讓代表幫助代表
在我市，一些會議有時會有少數來自基層的少數民族代表參加。但是因為條件限制，無法為普通話不好的少數民族代表都配上同聲傳譯人員。會場裡，常常會看到少數民族代表聽得很吃力，一臉茫然的表情，我們心裡也跟著著急。這個問題困擾了會務組很長時間。
後來有一次，在會議間隙，我們注意到一位漢族代表用流利的藏語與一位藏族代表交談，這一下子啟發了我。經請示領導同意，在下一次籌備類似會議時，我提前瞭解了有哪些代表同時掌握漢語和少數民族語言，在安排會議席次時，將他們和漢語不流利的少數民族代表安排在一起，也事先和他們作了溝通。同時，適當增加會議間隙的討論時長，增加代表們溝通交流的機會，以便他們更好地理解會議精神。
新做法帶來新成效，那次會議現場效果很好，氣氛也很融洽，贏得了與會代表的一致好評。因為語言問題，一些少數民族代表無法融入會議氛圍，這無疑會影響會議精神的貫徹落實。開動腦筋、想方設法為他們解決難題，是做好會務服務的題中應有之義。
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主席臺和休息室
18. 大字型大小的領導講話稿
我剛調到辦公室不久，就參加了一次會議的籌備工作。領導安排我負責主席臺上領導講話稿的列印和擺放。會前，處長來檢查會務工作，他走到主席臺跟我確認講話稿版本等問題，順手拿起主席臺上我剛擺放好的講話稿：“字型大小怎麼這麼小？重新打一份，換成二號字，全文加粗。”“咱領導年紀又不大。”看到我還一臉不解地嘀咕著，處長耐心地告訴我：“領導講話時，不可能一直盯著稿子，字小了容易看串列，眼睛也會累。所以，擺在主席臺上的講話稿，字型大小和行距要略大些。”我這才明白，列印一份大字型大小的講話稿對工作人員來說只是舉手之勞，卻可以為領導提供不少便利。會議服務過程中，只有懂得與服務物件換位元思考，才能真正提升會務服務的人性化、科學化水準。
19. “任性”的筆
一次會上，會議剛剛開始，坐在主席臺最右側的主賓突然皺了一下眉頭，隨即小幅度地舉起了手中的筆，沖我們工作人員這邊使了一個眼色。我心中一緊，難道筆出問題了？顧不上細想就帶著幾支備用筆迅速繞到主席臺後面，來到他身邊。果然，擺在面前的筆竟然不出水！
下次辦會時，我們就多長了份心，凡是擺放在主席臺上的筆，都挨個摘開筆帽查看、試用。
無獨有偶。一次會前試筆時，我剛拔開筆帽，手就被染得一片漆黑。直液式走珠筆竟然會“噴墨”！幸虧在會前排查出來，不然“任性”筆在會上噴主席臺參會者一手墨，那就尷尬了。
後來，針對防範“任性”筆，我們商量了兩種解決方案：一、在主席臺擺放紙筆的同志要提前試用所有的筆；二、採購鉛筆並提前削好、試用，確保不斷芯後才擺在主席臺上。
20. 惹禍的大頭針
一次會前籌備，在佈置主席臺桌面時，我竟遇到過一個“流血事件”。事情是這樣的：為保證主席臺桌面的整潔大方，會議地點所在賓館的工作人員在桌上鋪了一層藍色氈布。由於氈布長度不夠，工作人員將多塊氈布用大頭針連接起來。
會前檢查時，我和一位同事負責檢查主席臺佈置。我倆從主席臺兩側分頭檢查話筒、紙筆擺放等。“啊！”突然，那位同事發出了一聲慘叫。“怎麼了？”我趕忙過去。其他幾位在會場的同事也聞聲趕到主席臺。原來，這位同事試筆時，筆帽有點緊，用力一拔，胳膊因慣性碰到桌布，被沒有完全隱入布中的針頭刺出了血珠。我們都有些後怕，萬一開會當天出現這種境況就尷尬了。
如何排除這個“安全隱患”呢？我們先是用透明膠帶把連接處粘了起來，不過透明膠帶無論怎麼粘貼，難免有露在桌布外面的部分，影響美觀，後來又改用雙面膠重新粘貼。
我們不禁感歎：會議服務中隱藏的問題還真不少，必須慎之又慎、細之又細。此外，尋求解決方法時，需先提前綜合考慮各方面因素，總結出一個最佳方案再動手。
21. 忘記提前報告主席臺座次
一次我市召開全市經濟工作會議。會議正式開始前，參會人員在休息室 內進行準備。我詳細介紹了會場情況和當天的一些現場變動，認為休息室的會前準備工作算是輕鬆圓滿地完成了，就指引參會人員前往會場開會。
沒想到，參會者從主席臺一側上去後，一位座位原本就在近端的參會者徑直走向了主席臺最遠端，走過去才發現不是自己的位子，又返回來挨個找。後面有幾位參會者見狀也受到了影響，上臺的腳步變得遲疑起來，開始停留在主席臺旁尋找自己的座位，我們想上去提醒，這才發現沒有安排服務人員引導，場面一時有些混亂，顯得很不嚴肅。
這個插曲也給我們的會務工作提了醒，在重要會議的會前準備時，在休息室也要擺放主席臺座次表，提前告知參會人員主席臺的座次安排，或派專門的工作人員引導參會者在主席臺就座，確保有序落座。
22. 少了把椅子的休息室
一次，我們區承辦市里的一個會議，我負責安排會議休息室。會前，我去看了看休息室，覺得沒什麼問題，心裡有些竊喜這次任務的輕鬆，不用清點材料也不用檢查座簽，休息室沒那麼多麻煩，不會有什麼問題。
很快，參會者一下子都來到了休息室，寒暄落座後發現，椅子居然少擺了一把，還有一位參會者只能站著！我頓時羞得滿臉通紅，趕快跑到其他房間搬了一把椅子進屋。原來，休息室有一把椅子被臨時搬走，服務員用後忘記將椅子放回屋了，而我又忘記在會前再次清點椅子數量⋯⋯
反省這次失誤，萬萬不能因為任務簡單就掉以輕心，一定要時刻繃緊認真這根弦，反復細緻檢查，感覺到輕鬆的時候，往往就是離失誤最近的時候。
23. “藏起來”的洗手間
一次局裡召開座談會，我們租用了一家賓館的會議室。受場地限制，休息室與會議室分設在兩層。我們引導參會者人員在休息室就座後，一位參會者問我洗手間在哪？我一下子懵了，支支吾吾答不上來。會前我只勘察了會議室周圍的洗手間，卻忘記提前去休息室踩點了。
他提出來，我們才知道休息室內沒有洗手間，而我也不知道這層的洗手間在哪兒。我急忙找到賓館的服務人員詢問，才知道主樓這層的洗手間正在維修。服務人員帶領我們在賓館裡兜兜轉轉一直走到旁邊副樓，才找到洗手間。浪費了不少時間不說，由於之前沒有清掃，這個洗手間衛生情況略顯糟糕。
他雖然沒說什麼，但我覺得很不好意思。暗自提醒自己，以後再準備休息室時，一定要想好所有的細節，提前踩點熟悉，防止這種情況再次發生。
24. 一通沒打成的保密電話
某次，省裡召開會議，由我市承辦。會上，我負責休息室的接待工作。會議中間休息時，一位鄰市的領導問我，知不知道哪兒有保密電話，他有涉密事項要聯絡。
新禮堂剛啟用不久，我並不知道這裡是否安裝有保密電話，只是聽說過新禮堂的部分設備還沒安裝好，憑直覺判斷應該沒有，就硬著頭皮告訴他，這裡沒有保密電話。他點點頭，說那會議結束後再說吧，就繼續去開會了。
這位參會人員走後，我馬上聯繫禮堂管理人員，希望能在會議結束前找到一部保密電話機，結果管理人員說這個休息室隔壁的小會議室內就有一部保密電話。會後我反思，這個情況是因為我沒有提前熟悉會場才出現的。做好會務工作，會務人員必須全面熟悉、瞭解會場情況，才能從容應對各種突發需求。
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會議文稿
25. 會議通知落款怎麼是去年的
元旦後，我市準備召開全市黨外代表人士座談會，承辦部門起草了會議通知代擬稿，我們對通知進行了認真的修改完善，然後按部就班報批送審、排版校對。為了確保文字無誤，我還特地把排好版的通知清樣返回承辦部門進行校對。
就這樣，經過了層層修改校對，大家都以為肯定沒問題了，就準備正式印製。這時，旁邊一位年輕的排版工作人員問了一句：“落款年份是去年，對嗎？”大家大吃一驚，定睛一看，果然，落款年份還是上一年。頓時，所有人臉色通紅，被嚇出了一身冷汗，直呼：“好險哪！差一點就犯下大錯了！”
從那以後，在起草、校對通知等材料的時候，我們都對日期進行重點確認，尤其是在剛進入新年的一段時間裡，更是加倍留意。
26. 電話號碼對不對，打過才知道
今年我市召開黨代會，我負責會務值班工作。會議前一天，參會人員報到、入住等都順利結束了，我自己也在會務值班室住了下來。本想可以輕閒一會兒，誰承想，到了晚上，值班電話就一直響個不停，全是參會人員打來的，還都是詢問某份材料的發放情況。可是，我自己並沒有接到有關任務呀！後來才知道，當天下午報到時本該發放的一份會議材料，還需修改，就改為晚上由發文組直接發到參會人員房間。到了晚上，這份材料還沒有發，於是參會人員就紛紛打電話詢問。怎麼會出現這種情況呢？原來是《會議須知》裡發文組連絡人的電話有誤，大家就都打會務值班電話了。
後來我們吸取教訓，在校對時，凡是留在會議材料上的電話號碼都要撥通核實一遍，如果是傳真，就試傳一下，確保萬無一失。
27. 單位職務要核准
我省舉辦第十二屆人大六次會議，我被分配在會務組，負責整理與會人員名單。
名單做出來之後，我報給領導審閱，領導仔細看了一遍，當看到“張亮”的名字時，一臉嚴肅，對我說：“張亮已經不在工商局了，調到省紀委了，你怎麼不認真核對呢！”我解釋說，上週五給他們單位打電話核實過，對方交代我寫工商局的單位和職務呀。領導說，張亮的新職務這週一省裡開會研究通過的，應該寫現在的單位和職務。不過他還是有點不放心，交代我向組織部門核實情況。後來經與省委組織部聯繫確認，張亮的新職務雖然已經上會通過，但是還沒有發文，沒有宣佈，其單位和職務還應該按原來情況填寫。
這樣一來二去，雖然還是按照原來的單位職務填寫，卻讓我學到了程式意識和嚴謹精神，遇到此類問題，必須請組織人事部門審核把關，確保萬無一失。
28. 女同志和少數民族同胞要留意
我市召開基層幹部座談會，其間正值婦女節。
會議前一天早晨，領導把我叫到了辦公室，拿著我做的參會人員名單問：“你知道這些人裡面哪些是女同志嗎？我市少數民族同胞比較多，你知道這個名單裡面有多少人是少數民族嗎？都是哪個民族的？”這一連串的發問，頓時把我給問懵了，支支吾吾也說不出個一二三來。
從領導那裡出來後，我趕緊請會務組的同志都來幫忙，分組打電話一一核實對方的性別和民族情況，並在名單上標注出女性和少數民族情況，在名單下方統計出女性人數和少數民族人數。領導拿到名單後，告訴文稿組的同志，在講話稿中加入一些祝福的話。事實證明，這樣做現場效果非常好，體現出對女同胞的尊重和祝福，體現出會議代表的多樣性和各民族的團結和諧。
這也提醒我，今後在做會議名單時，即使沒有食宿安排的任務，名單中也盡可能標注出女性和民族情況，以便參會同志掌握更全面的資訊。
29. 領導講話稿的半頁白紙
我廳年終總結大會就要召開，會上領導要做全年工作總結。處長帶著我們一班人熬了好幾個通宵，終於形成初稿，呈報給廳領導。反復打磨，幾經修改，就在臨開會前一天夜裡，領導還對稿件進行了最後一次改定，並交代我謄清後明天一早帶到會場。我打起十二萬分精神，逐字逐句校對修改，確保萬無一失。完成後，我列印了兩份，並且一頁一頁翻著角看了一遍，發現頁碼是對的，欣欣然放進了公事包，就放心回家休息了。
第二天，我早早趕到會場，把報告放到主席臺上，一切都很順利。誰知，領導講到第14頁時，意外發生了。他忽然停頓了一下，來回翻了翻稿子，然後再講語速就降了下來，沒有按照稿子講，而是接著剛才講的問題進一步展開了論述。我聽著不對勁，猛抬頭，發現他正在看我，還指了指手裡的稿子。我立即反應過來，心知大事不妙，心一下子跳到了嗓子眼兒，迅速把備用稿拿了出來，翻到第14頁，快速往後一頁一頁整個翻了一遍，還好沒有問題，就趕緊把備用稿拿上去。拿回他的那份講話稿，我翻開一看，第14頁上邊多半頁居然是空白的！事後回想，前晚在翻看核對的時候，我只是點了下面的頁碼對不對，並沒有整頁翻看稿子，誰知就是這麼巧，印表機故障造成這頁的上半頁出現空白。
30. 會議紀要發送範圍要準確
今年，我市召開一項重點工作部署會。會後，我第一次承擔起草會議紀要的工作。經過認真記錄、反復修改，終於寫好了會議紀要，交給處長審核。處長核改完紀要內容，又前前後後來回翻看，並在會議紀要發送範圍後面畫了一個紅紅的大問號，旁邊添上了一個單位的名稱。我頓時面紅耳赤，真不知如何是好。心想，如果沒有及時發現，會議紀要一旦發出，漏了一個單位勢必影響決定事項的貫徹落實，今後做工作一定要慎之又慎，絕對不能再出現這種低級錯誤。
原文刊于《秘書工作》雜誌2017年第9期，原題目為《步步驚心：我親歷的會議服務故事》，不代表本平臺觀點
這件事給我好好上了一課，會務工作的學問真是一輩子也學不完，開空調這樣看似簡單的事，裡面也有門道呢。
3. 會場燈光檢查少不得
某大型會議開始前幾天，我們開碰頭會，各自彙報會議的籌備情況。我彙報完到會議現場踩點的情況後，處裡老同志提醒：燈光檢查了嗎？我心想：那個會場經常用，還有什麼可檢查的？不過作為會前籌備的必要流程，還是不能大意。於是，我叫上攝像師一起去會場。打開燈，攝像機開機，我坐到主席臺上，試拍了一陣。
這一拍可真發現問題了，燈光效果非常不理想。主席臺頭頂上的燈光打在我的頭頂上，拍攝的畫面變成了“陰陽臉”。如果用攝像機自帶的燈補光，光線直接打在臉上，不僅熱得難受，連面前的檔材料都看不清了。
以前這個禮堂開過無數次會，從來沒遇到過這個問題，這次是怎麼了？我馬上向禮堂工作人員瞭解情況，終於弄清了原因。原來前不久，禮堂主席臺的燈改為了LED燈。我馬上向領導彙報，協調後勤部門同志解決了這個問題。這件事給我留下了很深的印象，提醒我辦會不能“想當然”，按照程式要檢查的，一個都不能少。
4. 差點出事的會標
辦會多年，給我印象最深的是那次縣裡召開的人代會，我負責會標的佈置。
前一晚忙到深夜，會場一切都安排妥當，我去值班室睡了一覺。第二天一早到會場時，我嚇了一跳：會標上“屆”字下面“由”的邊緣已經卷起，仔細查看後發現，原來是暖風惹的禍。這個會場比較大，天氣又冷，需要提前幾個小時開空調，有一個暖風出風口正好對著“屆”字下方，把膠吹化了。為防止膠再次被吹化，我們趕緊把會標上所有字全部用大頭針別住。
雖然會議順利進行，但大家還是心有餘悸。如果發現不及時，在會議進行時會標上的字掉落，電視臺還現場直播，那後果真是不堪設想。
5.導引牌裡的“玄機”
在會場周圍，我們經常會擺放導引牌，為參會代表指引會場的位置。製作和擺放導引牌，要注意檢查字體、箭頭是否清晰，擺放的位置是否合適，一般這項工作由會場的有關部門來負責。但是不是有人負責就可以不管了呢？實踐告訴我們並不是，導引牌事先一定要檢查。
在一次辦會工作中，我就發現了小導引牌裡的“大問題”。這次會議在我市的禮堂召開，在辦會的前一天，這個禮堂剛剛承辦了一場大型文藝匯演。在製作導引牌時，禮堂方面準備不周，缺少大小合適的紙張，就拿文藝匯演主辦方剩下的紙張充數。我在檢查時發現，粗看也沒什麼問題，可湊近仔細一看，最底端居然印著一排文藝匯演贊助商的公司標識。雖然公司標識圖案小，不注意根本看不出來，但機關的會議不同於商業演出，哪來的“贊助商”？這不是跟會議嚴肅的性質背道而馳嗎？於是我立即找到符合規範的紙張，協調重新製作導引牌。
6. 沒有保密櫃怎麼辦
省委領導要到基層召開會議，我隨行服務。其中有一個會議內容涉密，與會人員不允許攜帶任何電子通信設備。會前，基層同志告訴我，條件有限，當地無法提供保密櫃，而如果從市里運來時間又來不及。這可把我給急壞了，會議就要開始了，我怎麼就沒有早作安排啊！
正當我不知所措之時，當地的辦公室主任給我提供了一個土辦法——將與會人員的手機分別裝到信封中，用釘書機封口並寫上名字，然後交給工作人員統一保管和清點，散會後再取回。這樣，沒有保密櫃的問題順利解決了。
我也提醒自己，以後辦會必須將每一個細節都考慮到，遇到問題多思考、多請教，提高工作應變能力。
7. 會上耗材要備足
某年，我參加市兩會的組織籌備工作。那年的市兩會結束當日加了兩個會，後面兩個會的議程和名單都要在會上準備，列印量比較大，最後列印需要擺放的出席人員名單時我發現——印表機沒有墨了。我搖晃搖晃墨水匣，試著又打了幾頁，可是紙上的墨色還是明顯淡了。我一下子急出了一身冷汗：我們沒有備用的墨水匣。當時我們使用的那台電腦沒有燒錄功能，現場也沒有備用的墨水匣。因為是保密電腦，也不能使用移動存放裝置。
我們急得滿頭大汗——這時已是中午，下午三點就要開會，需要列印的量還不少。這時，我只好求助同事，同事急忙送來墨水匣，才沒有耽誤。我也不禁後怕：如果更晚一些發現沒墨，來不及應變，肯定會惹出大麻煩。
後來我總結，在外開會，自帶電腦、列印設備和電子版名單也並不意味著萬事俱備，各類風險依然存在，例如印表機墨水匣等耗材一定要想辦法備足，確保萬無一失。
8. 會場文具贏贊許
一天，同事收到一個快遞，是一款多格文具盒，簡單的黑色盒子，打開後可以分隔擺放多種文具，是同事給上學的孩子買的。收者無心，看者有意，我也趕緊買了這種盒子。因為服務常委會會議、書記專題會時間久了，我發現這種帶有研究、審議性質的會，領導往往需要審閱簽批許多檔。過去，會場桌上擺的是“老四樣”：座簽、話筒、筆筒、記事本。發現審閱文件不便的問題後，我設想在翻閱時加上濕手器，簽批時提供各類筆，整理時備好曲別針、長尾夾、釘書機。可這一堆東西放上會議桌，雜亂無章，會議桌豈不是變成辦公桌了？一拿到文具盒，我就迫不及待把有關文具全部放進去，再把文具盒放進桌鬥側邊，需要時再拿出來，問題迎刃而解。之後的會上，桌面非常整潔，領導簽批文件也相當方便。
我們處還有幾個黑色的大公事包，上面還系著號碼牌以便區分。包裡裝得滿滿當當的，打開一看，分門別類、整整齊齊：釘書機和訂書釘、一盒黑色簽字筆、一把削好的鉛筆、一本稿紙、一摞打印紙、一遝便箋紙，還有信封、迴紋針、印泥、橡皮、膠水、尺子⋯⋯各種文具應有盡有，還有內部電話本放在夾層裡。這就是我們的會議文具包——誰負責會議現場的服務工作，誰就拎上它去會場。幾年來，會議文具包立功不少，特別是去外面的會場開會，更是經常派上用場，再也沒有發生過會議現場缺東西需要臨時去找的情況。
開會時，有關文具的問題看似小事，可從讓與會者使用方便、提高會議效率的角度考慮，還是有許多文章可做的。
2
人員組織
9. 提前十分鐘還不夠
一次，我們籌備一次全市性大會，參會者近千人。我作為會務組一員，負責起草會議通知。大會是上午8點開始，我按照慣例，在通知裡寫明“請參會人員7：50提前到達”。
到了大會當天，會務組的同志早早來到會場，一切準備就緒。可是眼看快到7點50分了，參會人員還有很多沒有到場。
這時我發現，這次會議在會場大門外設置了安檢儀，參會人員需要一一通過安檢，這就大大增加了入場時間。可是我之前起草會議通知的時候，根本沒有把這個時間計算進去。眼看會議就要開始了，會場門外還排著長長的隊伍，我聽到大家議論紛紛：“怎麼還有安檢啊，來不及了吧？”我急得如熱鍋上的螞蟻，但又無計可施，安檢是必需的環節，不能省略。即便加快速度，也不可能在8點前全部安檢完畢。
我進會場看了看，主賓已在主席臺就座，可是台下依然亂哄哄的，參會人員或站或坐，門口還不斷有人急匆匆走進來，左右張望著找位子。到了8點10分，大家才差不多就座完畢，會場漸漸安靜下來，大會主持人方宣佈會議開始⋯⋯
事後我總結，籌備會議一定要考慮到每個環節，像通知幾點到達這樣的事，也要把各種可能的時間都計算在內，打足提前量。
10. 一場混亂的握手
在辦公室工作多年，我參與籌備過數不清的會議，在新來的年輕同志眼裡，算得上一個“老會務”了。最近單位來了新書記，我負責籌備全體幹部大會。這類會議我組織過多次，自然是輕車熟路，籌備工作進行得有條不紊，心裡還想著，這次一定要給新書記留下一個好印象。
結果在開會當天，新書記進場後，沒有像歷任書記那樣直接走上主席臺，而是繞到台下，打算與參會的同志們握手寒暄。我事先完全沒有考慮到還有握手這個環節，所以也沒有提前組織。結果坐在前排的同志一擁而上，把書記團團圍住，都向前伸出手去，後排的同志也想離開座位走上前來。書記想走到各排依次與大家握手，但座位前後挨得很近，無法通行。同志們只好側著身子進進出出，不時伴隨著挪動椅子的摩擦聲，原本井然有序的會場瞬間亂成一團。
我站在會場一角，想要補救又束手無策，那種難熬的滋味至今難忘。這次失誤讓我明白，“老會務”的“老經驗”有時未必管用，一個環節考慮不到，就會給會議整體效果造成影響。
11. 只有西裝才是正裝嗎
去年，我市舉辦建市30周年紀念大會，涉及各個單位各個行業的代表近千人。我負責下發會議通知，大概發了快十個單位的時候，接到一個電話，電話那頭問：“你好，我們接到通知，讓穿正裝。請問我可以穿自己的民族服裝嗎？”我回答說：“大會規定要穿正裝，估計您不能⋯⋯”正說到這兒，旁邊的主任趕緊打斷了我，讓我先不要回答。我急忙告訴對方，稍後再答覆。
放下電話後，主任說：“我們在通知裡，只是簡單地說讓大家穿正裝。而少數民族的同志認為出席正式莊重的場合，應該穿體現民族特色的民族服裝。而且這次紀念大會，各行各業的代表都會出席，如果真的全部穿西裝來，效果就一定好嗎？”我這才恍然大悟。主任召集會務組的同志們碰了個頭，大家經過討論，一致覺得，如果不同行業的同志，穿著代表各自身份的服裝出席，效果應該更好。我們把這次討論的結果彙報了領導，領導肯定了我們的想法。我馬上修改了會議通知，之前已經通知過的單位，也一一打電話進行了更正。
到了開會當天，代表們就座完畢，我們看到會場裡，軍人穿著莊嚴的軍裝，工人穿著自己的工服，員警穿著筆挺的警服，還有少數民族代表身著鮮豔的民族服裝⋯⋯每個人都展現出各自的風采。
我事後“複盤”，辦會固然有一定的模式，但更需要我們從實際情況出發，從會議效果出發靈活應變，有時候一個小小的變化，就會帶來大大的不同。
12. 正裝能不能換成便裝
有一年五月，我省召開一次表彰大會。我負責起草會議通知，起草完後拿給處長審核，處長看後問我：“為什麼要求大家穿正裝？”我說：“以前開這類會議，慣例都是著正裝。”處長說：“以前的慣例如此，不代表今後就必須如此呀。最近天氣又悶又熱，已經有30度了，如果穿正裝的話太難受。你再琢磨一下，也看看其他地方怎麼安排的，看穿便裝合不合適？”
我想，這種大熱天讓大家西裝革履地全副武裝起來，確實不太妥當。我查找資料，參考兄弟單位的做法，又打電話和一些同行討論，感覺可以讓大家穿便裝。黨的十八大以來，各級會風越來越務實清新。除了黨代會、人代會等需要著正裝，像表彰會這樣的場合是可以便裝出席的。我跟處長彙報了自己的想法，經請示分管領導，會議通知便改成了著便裝。
會議當天，果然又是一個大熱天，我們在會場外迎接代表，穿著短袖襯衫尚且汗流浹背，如果真的讓大家都穿正裝，該有多熱啊！在整個會議籌備中，著裝只是一個小小的細節，看起來並不起眼，可就是這麼一個“細枝末節”的小問題，考慮不周到也會帶來不便。
13. 分錯房間了嗎
一次，我負責籌備一個金融會議，有二三百人的規模，該會是以會代訓，住宿、交通、材料等事務繁雜。
報到時，我正在會場門口迎接代表，辦公室主任心急火燎地找過來，指著會議手冊問我：“怎麼回事？房間怎麼排的？這到底是男是女？”原來一名代表報到時拿到會議手冊一看，同屋的人名字是“張小紅”，就去找主任：“我是男的，怎麼能安排和女同志一屋？”主任一邊道歉一邊來問我。我一下就懵了：這也太大意了，怎麼會把男的和女的分到一個屋呢？我趕緊翻看原始的報名表，發現“張小紅”後面注的是“男”，心裡才略微踏實了一些。再一打電話，那頭傳來了一個男同志的聲音，聽過原委，對方也樂了，說他的名字經常會引起誤會。
原來這是一場烏龍。但這個事情提醒我，會議服務工作中一定要注意到反常的、特別的事情，並記在心裡，隨時能夠答得上來、處理得好。
14. 把發言人員服務好
省裡召開某項重點工作的經驗交流會，按照議程，共有八名代表上臺發言。分工的時候，處長把組織發言的工作交給我負責，並交代：“其他的事情你不用操心，就把這八位發言人安排好就可以了。”
我知道處長這麼說是有原因的。就在半年前的一次座談會上，也是有幾位代表要上臺發言。會議過程中，一個發言人到會場外接了個電話，而按照順序，下一個就輪到他了，結果這個電話講了很長時間，上一位同志發言完畢回到座位上，主持人說“請××單位的張××上臺和大家交流”時，他還沒有回來，會場陷入令人尷尬的寧靜。我們趕緊跑出去提醒，他才慌慌張張跑回會場。
這次我負責這個環節，知道大意不得，便打起十二分精神，力求萬無一失。從安排發言人集中就座到排發言順序，從告知如何銜接到提醒攜帶講稿，都一一落實到位。不過到了開會時，依然發生了一個小插曲。排在第二位的發言人進場後，才發現把講稿忘在了車裡，而到停車的地方來回需要二十多分鐘，再回去取很可能來不及了。我趕緊拿出預先準備好的全套發言稿，找出他的那份給他，總算解了燃眉之急。最後還不錯，大家的發言很順暢。
發言人員可謂是會議中的重點人員，如果發言準備工作出了問題，也會影響到整個會議的效果，因此，把他們安排好、服務好也是萬萬不可馬虎的。
15. 特殊情況要重點關注
從事會務工作多年，有兩次失誤讓我印象深刻。
一次是我事先沒有詢問與會人員的特殊情況，結果將一位元坐輪椅的代表安排在了會場中間的座位。會議當天，看著已經就座的代表個個起身搬開座椅讓位，坐在輪椅上的同志非常過意不去，連連致歉。當這位代表艱難地來到座位上就座時，主持人已經開始宣讀出席者名單了。下午的會議前，大家臨時決定每個人依次往裡挪一個座位，把最邊上的位置留給殘疾人代表。
還有一次是一位年邁的老領導參加會議，並有陪護人員隨行。他是在主席臺就座，但我事先沒有給陪護人員在前排預留座位，因此他只能坐在會場最後一排。會議進行到一半時，他感到身體不適，向陪護人員示意，但由於距離太遠，陪護人員沒有看清。他又堅持了許久，直到旁邊的同志發現他捂著胸口臉色蒼白。雖然經過一番救護，並無大礙，但也讓在場的所有人都捏了一把汗。
這兩次失誤提醒我，一些會議有殘疾人、老年人等特殊人員出席時，會前一定要充分瞭解情況，並在會議過程中給予重點關注，盡可能為他們提供更加周到細緻的服務。
16. 抬著輪椅才進了會場
市里召開大會，各項籌備工作差不多都到位了。我又一次核對參會人員名單的時候，發現裡面有幾位老同志，有的已近八十，於是在名單上標注了一下，並在會務組碰頭會上提出，要對這幾位老同志重點照顧一下，大家都點頭稱是。
會議當天，我負責在門口值守。有輛麵包車開到會場外，司機下來從車上搬下一個輪椅，我趕緊上前，幫著從車上扶下一位腿腳不便的老同志。可是，當我推著老同志走向會場的時候才突然發現，這是一棟有些年頭的老樓了，門前沒有設置殘疾人通道。望著通向大門的高高的臺階，我只好讓老同志先等著，自己趕緊跑到會場，叫了三個年輕男同事出來。我們四個兩人一邊，一齊發力，連人帶輪椅抬起來，小心翼翼上了二十多級臺階，大家都累出一身汗。老同志不住地說“給你們添麻煩了”，弄得我們更不好意思。會開完後，我們四個又把老人抬下臺階。
會後我跟會場管理人員提到這個事情，才知道原來樓後設有電梯，可以直接通到會場。會議籌備過程中，我們方方面面都想到了，卻還是沒有想到有人坐輪椅這個可能性，這也給我們提了個醒，會務工作中，再多的預設都不為過。
17. 讓代表幫助代表
在我市，一些會議有時會有少數來自基層的少數民族代表參加。但是因為條件限制，無法為普通話不好的少數民族代表都配上同聲傳譯人員。會場裡，常常會看到少數民族代表聽得很吃力，一臉茫然的表情，我們心裡也跟著著急。這個問題困擾了會務組很長時間。
後來有一次，在會議間隙，我們注意到一位漢族代表用流利的藏語與一位藏族代表交談，這一下子啟發了我。經請示領導同意，在下一次籌備類似會議時，我提前瞭解了有哪些代表同時掌握漢語和少數民族語言，在安排會議席次時，將他們和漢語不流利的少數民族代表安排在一起，也事先和他們作了溝通。同時，適當增加會議間隙的討論時長，增加代表們溝通交流的機會，以便他們更好地理解會議精神。
新做法帶來新成效，那次會議現場效果很好，氣氛也很融洽，贏得了與會代表的一致好評。因為語言問題，一些少數民族代表無法融入會議氛圍，這無疑會影響會議精神的貫徹落實。開動腦筋、想方設法為他們解決難題，是做好會務服務的題中應有之義。
3
主席臺和休息室
18. 大字型大小的領導講話稿
我剛調到辦公室不久，就參加了一次會議的籌備工作。領導安排我負責主席臺上領導講話稿的列印和擺放。會前，處長來檢查會務工作，他走到主席臺跟我確認講話稿版本等問題，順手拿起主席臺上我剛擺放好的講話稿：“字型大小怎麼這麼小？重新打一份，換成二號字，全文加粗。”“咱領導年紀又不大。”看到我還一臉不解地嘀咕著，處長耐心地告訴我：“領導講話時，不可能一直盯著稿子，字小了容易看串列，眼睛也會累。所以，擺在主席臺上的講話稿，字型大小和行距要略大些。”我這才明白，列印一份大字型大小的講話稿對工作人員來說只是舉手之勞，卻可以為領導提供不少便利。會議服務過程中，只有懂得與服務物件換位元思考，才能真正提升會務服務的人性化、科學化水準。
19. “任性”的筆
一次會上，會議剛剛開始，坐在主席臺最右側的主賓突然皺了一下眉頭，隨即小幅度地舉起了手中的筆，沖我們工作人員這邊使了一個眼色。我心中一緊，難道筆出問題了？顧不上細想就帶著幾支備用筆迅速繞到主席臺後面，來到他身邊。果然，擺在面前的筆竟然不出水！
下次辦會時，我們就多長了份心，凡是擺放在主席臺上的筆，都挨個摘開筆帽查看、試用。
無獨有偶。一次會前試筆時，我剛拔開筆帽，手就被染得一片漆黑。直液式走珠筆竟然會“噴墨”！幸虧在會前排查出來，不然“任性”筆在會上噴主席臺參會者一手墨，那就尷尬了。
後來，針對防範“任性”筆，我們商量了兩種解決方案：一、在主席臺擺放紙筆的同志要提前試用所有的筆；二、採購鉛筆並提前削好、試用，確保不斷芯後才擺在主席臺上。
20. 惹禍的大頭針
一次會前籌備，在佈置主席臺桌面時，我竟遇到過一個“流血事件”。事情是這樣的：為保證主席臺桌面的整潔大方，會議地點所在賓館的工作人員在桌上鋪了一層藍色氈布。由於氈布長度不夠，工作人員將多塊氈布用大頭針連接起來。
會前檢查時，我和一位同事負責檢查主席臺佈置。我倆從主席臺兩側分頭檢查話筒、紙筆擺放等。“啊！”突然，那位同事發出了一聲慘叫。“怎麼了？”我趕忙過去。其他幾位在會場的同事也聞聲趕到主席臺。原來，這位同事試筆時，筆帽有點緊，用力一拔，胳膊因慣性碰到桌布，被沒有完全隱入布中的針頭刺出了血珠。我們都有些後怕，萬一開會當天出現這種境況就尷尬了。
如何排除這個“安全隱患”呢？我們先是用透明膠帶把連接處粘了起來，不過透明膠帶無論怎麼粘貼，難免有露在桌布外面的部分，影響美觀，後來又改用雙面膠重新粘貼。
我們不禁感歎：會議服務中隱藏的問題還真不少，必須慎之又慎、細之又細。此外，尋求解決方法時，需先提前綜合考慮各方面因素，總結出一個最佳方案再動手。
21. 忘記提前報告主席臺座次
一次我市召開全市經濟工作會議。會議正式開始前，參會人員在休息室 內進行準備。我詳細介紹了會場情況和當天的一些現場變動，認為休息室的會前準備工作算是輕鬆圓滿地完成了，就指引參會人員前往會場開會。
沒想到，參會者從主席臺一側上去後，一位座位原本就在近端的參會者徑直走向了主席臺最遠端，走過去才發現不是自己的位子，又返回來挨個找。後面有幾位參會者見狀也受到了影響，上臺的腳步變得遲疑起來，開始停留在主席臺旁尋找自己的座位，我們想上去提醒，這才發現沒有安排服務人員引導，場面一時有些混亂，顯得很不嚴肅。
這個插曲也給我們的會務工作提了醒，在重要會議的會前準備時，在休息室也要擺放主席臺座次表，提前告知參會人員主席臺的座次安排，或派專門的工作人員引導參會者在主席臺就座，確保有序落座。
22. 少了把椅子的休息室
一次，我們區承辦市里的一個會議，我負責安排會議休息室。會前，我去看了看休息室，覺得沒什麼問題，心裡有些竊喜這次任務的輕鬆，不用清點材料也不用檢查座簽，休息室沒那麼多麻煩，不會有什麼問題。
很快，參會者一下子都來到了休息室，寒暄落座後發現，椅子居然少擺了一把，還有一位參會者只能站著！我頓時羞得滿臉通紅，趕快跑到其他房間搬了一把椅子進屋。原來，休息室有一把椅子被臨時搬走，服務員用後忘記將椅子放回屋了，而我又忘記在會前再次清點椅子數量⋯⋯
反省這次失誤，萬萬不能因為任務簡單就掉以輕心，一定要時刻繃緊認真這根弦，反復細緻檢查，感覺到輕鬆的時候，往往就是離失誤最近的時候。
23. “藏起來”的洗手間
一次局裡召開座談會，我們租用了一家賓館的會議室。受場地限制，休息室與會議室分設在兩層。我們引導參會者人員在休息室就座後，一位參會者問我洗手間在哪？我一下子懵了，支支吾吾答不上來。會前我只勘察了會議室周圍的洗手間，卻忘記提前去休息室踩點了。
他提出來，我們才知道休息室內沒有洗手間，而我也不知道這層的洗手間在哪兒。我急忙找到賓館的服務人員詢問，才知道主樓這層的洗手間正在維修。服務人員帶領我們在賓館裡兜兜轉轉一直走到旁邊副樓，才找到洗手間。浪費了不少時間不說，由於之前沒有清掃，這個洗手間衛生情況略顯糟糕。
他雖然沒說什麼，但我覺得很不好意思。暗自提醒自己，以後再準備休息室時，一定要想好所有的細節，提前踩點熟悉，防止這種情況再次發生。
24. 一通沒打成的保密電話
某次，省裡召開會議，由我市承辦。會上，我負責休息室的接待工作。會議中間休息時，一位鄰市的領導問我，知不知道哪兒有保密電話，他有涉密事項要聯絡。
新禮堂剛啟用不久，我並不知道這裡是否安裝有保密電話，只是聽說過新禮堂的部分設備還沒安裝好，憑直覺判斷應該沒有，就硬著頭皮告訴他，這裡沒有保密電話。他點點頭，說那會議結束後再說吧，就繼續去開會了。
這位參會人員走後，我馬上聯繫禮堂管理人員，希望能在會議結束前找到一部保密電話機，結果管理人員說這個休息室隔壁的小會議室內就有一部保密電話。會後我反思，這個情況是因為我沒有提前熟悉會場才出現的。做好會務工作，會務人員必須全面熟悉、瞭解會場情況，才能從容應對各種突發需求。
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會議文稿
25. 會議通知落款怎麼是去年的
元旦後，我市準備召開全市黨外代表人士座談會，承辦部門起草了會議通知代擬稿，我們對通知進行了認真的修改完善，然後按部就班報批送審、排版校對。為了確保文字無誤，我還特地把排好版的通知清樣返回承辦部門進行校對。
就這樣，經過了層層修改校對，大家都以為肯定沒問題了，就準備正式印製。這時，旁邊一位年輕的排版工作人員問了一句：“落款年份是去年，對嗎？”大家大吃一驚，定睛一看，果然，落款年份還是上一年。頓時，所有人臉色通紅，被嚇出了一身冷汗，直呼：“好險哪！差一點就犯下大錯了！”
從那以後，在起草、校對通知等材料的時候，我們都對日期進行重點確認，尤其是在剛進入新年的一段時間裡，更是加倍留意。
26. 電話號碼對不對，打過才知道
今年我市召開黨代會，我負責會務值班工作。會議前一天，參會人員報到、入住等都順利結束了，我自己也在會務值班室住了下來。本想可以輕閒一會兒，誰承想，到了晚上，值班電話就一直響個不停，全是參會人員打來的，還都是詢問某份材料的發放情況。可是，我自己並沒有接到有關任務呀！後來才知道，當天下午報到時本該發放的一份會議材料，還需修改，就改為晚上由發文組直接發到參會人員房間。到了晚上，這份材料還沒有發，於是參會人員就紛紛打電話詢問。怎麼會出現這種情況呢？原來是《會議須知》裡發文組連絡人的電話有誤，大家就都打會務值班電話了。
後來我們吸取教訓，在校對時，凡是留在會議材料上的電話號碼都要撥通核實一遍，如果是傳真，就試傳一下，確保萬無一失。
27. 單位職務要核准
我省舉辦第十二屆人大六次會議，我被分配在會務組，負責整理與會人員名單。
名單做出來之後，我報給領導審閱，領導仔細看了一遍，當看到“張亮”的名字時，一臉嚴肅，對我說：“張亮已經不在工商局了，調到省紀委了，你怎麼不認真核對呢！”我解釋說，上週五給他們單位打電話核實過，對方交代我寫工商局的單位和職務呀。領導說，張亮的新職務這週一省裡開會研究通過的，應該寫現在的單位和職務。不過他還是有點不放心，交代我向組織部門核實情況。後來經與省委組織部聯繫確認，張亮的新職務雖然已經上會通過，但是還沒有發文，沒有宣佈，其單位和職務還應該按原來情況填寫。
這樣一來二去，雖然還是按照原來的單位職務填寫，卻讓我學到了程式意識和嚴謹精神，遇到此類問題，必須請組織人事部門審核把關，確保萬無一失。
28. 女同志和少數民族同胞要留意
我市召開基層幹部座談會，其間正值婦女節。
會議前一天早晨，領導把我叫到了辦公室，拿著我做的參會人員名單問：“你知道這些人裡面哪些是女同志嗎？我市少數民族同胞比較多，你知道這個名單裡面有多少人是少數民族嗎？都是哪個民族的？”這一連串的發問，頓時把我給問懵了，支支吾吾也說不出個一二三來。
從領導那裡出來後，我趕緊請會務組的同志都來幫忙，分組打電話一一核實對方的性別和民族情況，並在名單上標注出女性和少數民族情況，在名單下方統計出女性人數和少數民族人數。領導拿到名單後，告訴文稿組的同志，在講話稿中加入一些祝福的話。事實證明，這樣做現場效果非常好，體現出對女同胞的尊重和祝福，體現出會議代表的多樣性和各民族的團結和諧。
這也提醒我，今後在做會議名單時，即使沒有食宿安排的任務，名單中也盡可能標注出女性和民族情況，以便參會同志掌握更全面的資訊。
29. 領導講話稿的半頁白紙
我廳年終總結大會就要召開，會上領導要做全年工作總結。處長帶著我們一班人熬了好幾個通宵，終於形成初稿，呈報給廳領導。反復打磨，幾經修改，就在臨開會前一天夜裡，領導還對稿件進行了最後一次改定，並交代我謄清後明天一早帶到會場。我打起十二萬分精神，逐字逐句校對修改，確保萬無一失。完成後，我列印了兩份，並且一頁一頁翻著角看了一遍，發現頁碼是對的，欣欣然放進了公事包，就放心回家休息了。
第二天，我早早趕到會場，把報告放到主席臺上，一切都很順利。誰知，領導講到第14頁時，意外發生了。他忽然停頓了一下，來回翻了翻稿子，然後再講語速就降了下來，沒有按照稿子講，而是接著剛才講的問題進一步展開了論述。我聽著不對勁，猛抬頭，發現他正在看我，還指了指手裡的稿子。我立即反應過來，心知大事不妙，心一下子跳到了嗓子眼兒，迅速把備用稿拿了出來，翻到第14頁，快速往後一頁一頁整個翻了一遍，還好沒有問題，就趕緊把備用稿拿上去。拿回他的那份講話稿，我翻開一看，第14頁上邊多半頁居然是空白的！事後回想，前晚在翻看核對的時候，我只是點了下面的頁碼對不對，並沒有整頁翻看稿子，誰知就是這麼巧，印表機故障造成這頁的上半頁出現空白。
30. 會議紀要發送範圍要準確
今年，我市召開一項重點工作部署會。會後，我第一次承擔起草會議紀要的工作。經過認真記錄、反復修改，終於寫好了會議紀要，交給處長審核。處長核改完紀要內容，又前前後後來回翻看，並在會議紀要發送範圍後面畫了一個紅紅的大問號，旁邊添上了一個單位的名稱。我頓時面紅耳赤，真不知如何是好。心想，如果沒有及時發現，會議紀要一旦發出，漏了一個單位勢必影響決定事項的貫徹落實，今後做工作一定要慎之又慎，絕對不能再出現這種低級錯誤。
原文刊于《秘書工作》雜誌2017年第9期，原題目為《步步驚心：我親歷的會議服務故事》，不代表本平臺觀點